Migrez votre solution Source to Pay comme vous rénoveriez votre logement !

Par Roger Blumberg, VP Strategy de SynerTrade

De plus en plus d'entreprises choisissent aujourd’hui de renouveler leur SI Achats et de migrer leurs solutions après avoir choisi un nouveau fournisseur. Il est vrai que changer de solution n’a jamais été aussi simple et aussi rapide. Comparons cette migration à la rénovation de votre logement : au terme de celle-ci, vous vous attendez à trouver une maison plus confortable et plus agréable à vivre. Il devrait en être de même pour le passage d’une solution de Digital Procurement à une autre. Plus ergonomique, plus fonctionnel, plus accessible : prenez donc en compte les quelques conseils suivants pour faire de votre prochaine migration un véritable succès !

Tout comme vous avez bâti de solides fondations pour que votre maison traverse le temps, vous avez solidement structuré votre SI Achats pour soutenir vos processus métiers les plus complexes : référentiels de données, modèles d’appels d’offres, et autres workflows constituent ce socle de travail. Lorsque vous changez de solution, certains prestataires voudront modifier ces bases pour se faciliter la tâche. Modifieriez-vous les fondations de votre maison ? Bien sûr que non : trop risqué, trop couteux, trop long… Pour votre SI Achats, faites de même :  choisissez un fournisseur qui sache travailler sur votre nouvelle solution tout en gardant les fondations en place. Sélectionnez donc un éditeur qui vous proposera un « kit de migration » basée sur une méthodologie éprouvée et disposant d’une grande expérience sur ce type de chantier de migration.

Pensez à cette belle cheminée ancienne que vous avez gardée lorsque vous avez rénové votre salon. Pensez également aux vieux meubles dont vous vous êtes séparés et aux vieilleries dont vous avez débarrassé vos armoires ! La migration d’un SI Achats c’est aussi l’occasion de faire du tri : dans votre historique de données, gardez les éléments les plus importants et effacez / archivez ceux qui n’ont pas ou plus d’intérêt. Prenez cependant garde à respecter les exigences de traçabilité, celle liées à la politique de votre entreprise, comme celles liées aux contraintes réglementaires. Des fournisseurs compétents sauront vous aider à faire le tri et à vous assister dans cette tâche primordiale pour repartir avec un système propre et performant.

Qui paierait plus cher pour rénover sa maison que pour en reconstruire une neuve ? Certainement pas vous ! Adoptez la même démarche pour la migration de votre solution de Digital Procurement. Commencer à partir d’une base existante et de processus déjà modélisés est un véritable gain de temps pour votre prestataire, car il n’a pas tout à construire : si l’on vous soutient que passer d’un fournisseur à un autre résulte en un surcoût par rapport à un déploiement « from scratch », fuyez et chercher un fournisseur qui saura tenir compte du travail déjà accompli dans sa proposition de migration !

Vous souhaitez retapisser les murs de votre chambre ? Vous n’allez sûrement pas remettre le papier-peint que vous aviez choisi il y a 15 ans ! Dans la même logique, une migration c’est l’opportunité de repenser les processus métiers qui avaient été décidés il y a des années. Gardez les fondations ne veut pas dire tout reproduire à l’identique : profitez-en pour moderniser vos pratiques et digitaliser vos processus. Prenez le temps de réfléchir en amont pour vous améliorer, réparer les erreurs et maximiser les bénéfices de votre projet de migration.

Les travaux de rénovation c’est long, certes, mais c’est tout de même moins de travail que le gros œuvre. Alors pourquoi en serait-il autrement avec votre SI Achats ? J'ai entendu des acheteurs me dire qu'ils avaient mis un an pour réaliser une migration complète car cela avait mis plus de temps que de repartir de zéro. Aucune raison valable à cela ! La migration d'une solution de Digital Procurement devrait prendre en moyenne 50% moins de temps qu’un premier déploiement. Si votre prestataire vous dit le contraire, creusez un peu : combien de migrations il a déjà effectué ? Essayez d’obtenir des références et de les contacter avant de vous lancer.

La moindre des choses quand on fait des travaux c’est de prévenir ses copropriétaires ou ses voisins ! Car eux aussi seront impactés, du moins pendant un certain temps… De la même manière, pensez à vos fournisseurs et à vos utilisateurs internes lorsque vous changez de solutions Achats. Il est fort possible que la plupart utilisent la nouvelle solution que vous aurez choisi pour la première fois de leur vie. Trouvez donc un message positif à leur transmettre quant aux bénéfices de la nouvelle solution en place. La communication et la gestion du changement est une des clés du succès de votre migration. Ne laissez personne sur le bord de la route !

Le changement n’est jamais quelque chose d’évident. Rénover votre logement ? Changer votre solution Achats ? Dans les deux cas, il s’agit d’un véritable projet avec des contraintes et des principes de base similaires à respecter. Heureusement, pour ce qui est de la migration de votre SI Achats, cela n’a jamais été aussi simple : des outils de migration sont disponibles sur le marché et certains éditeurs disposent du savoir-faire et des compétences pour vous aider à changer facilement de solution. Ils pourront également vous accompagner dans la gestion du changement.

Beaucoup d’entreprises sont obligés de migrer parce que leur solution actuelle n’a pas été adoptée par les utilisateurs, ou parce que l’éditeur a fermé ses portes ou a été vendu. D'autres organisations effectuent une migration parce que leur solution est devenue obsolète d’un point de vue technologique ou métier. Mais quelles que soient vos raisons, n’abordez pas ce projet comme une contrainte. Faites en plutôt une véritable opportunité : améliorez l’expérience utilisateur, digitalisez vos processus, améliorez votre visibilité,…et repoussez les limites grâce à votre nouveau SI Achats !