Dématérialisation
La dématérialisation pour une société consiste à substituer ses documents matériels par des fichiers numériques stockés sur des supports adaptés, des ordinateurs ou des serveurs informatiques.
Qu'est-ce que la dématérialisation ?
On distingue la "dématérialisation native", qui consiste à recevoir tous les nouveaux documents sous format numérique, de la "dématérialisation duplicative", qui consiste à copier en format numérique les documents reçus initialement en format papier. Les exemples les plus courants de documents dématérialisés concernent les courriers entrants, les factures, les flux monétaires et les démarches administratives. Le processus de dématérialisation consiste aussi à transférer des archives analogiques (papiers ou microfilms) sur des supports numériques. L'ensemble des documents de l'entreprise est ainsi mis à disposition des employés par intranet ou Internet.
L'intérêt de la dématérialisation pour l'entreprise
Outre la réduction des coûts de stockage, les avantages de la dématérialisation pour une entreprise sont nombreux. Elle permet en effet une automatisation complète du traitement des données, et génère donc d'importants gains de productivité. Par ailleurs, la dématérialisation se traduit par une homogénéisation des archives documentaires, et par une meilleure réponse aux contraintes légales des entreprises. Pour cela, il convient de faire valider chaque écrit électronique par son émetteur et de sécuriser les échanges, en veillant à ce que les documents puissent être diffusés sans modification.
