VIE: mode d'emploi d'un dispositif très compétitif
Spécificité française, le volontariat international en entreprise (VIE) vous évite d'avoir à recruter un salarié expatrié. Cette formule vous permet de bénéficier d'aides financières sans avoir à vous soucier des formalités administratives et du paiement des charges sociales liées à un contrat de travail.
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1. DANS QUEL CAS CHOISIR LE VIE?
Etude et prospection de nouveaux marchés à l'international, renfort d'équipes locales en place, recherche de partenaires, agents ou distributeurs, création et mise en place de structures locales: autant de bonnes raisons, pour une entreprise, de faire appel à un VIE. La formule a de quoi séduire: relativement économique, elle dispense notamment la société de toute la gestion administrative et juridique du VIE, déléguée à Ubifrance. L'agence française pour le développement international des entreprises, qui dépend du Minefi, gère, en effet, les aspects contractuels, la rémunération et la protection sociale du volontaire. Celui-ci, âgé de 18 à 28 ans, bénéficie d'un statut public et est placé sous la tutelle de l'Ambassade de France dans son pays d'affectation.
2. UN VIE POUR QUELLES MISSIONS?
Le VIE englobe tout type de mission. Même si la grande majorité concerne des profils technico-commerciaux, le VIE peut aussi bien servir à recruter un jeune chef de rang envoyé pour former le personnel local d'un groupe hôtelier qu'un ingénieur qui part en soutien des agents locaux sur des produits très techniques. Mais «c'est avant tout l'opportunité, pour une entreprise inscrite dans une stratégie de développement à l'international, de recruter, par exemple, un premier cadre-export», affirme Michel Lodolo, directeur du VIE chez Ubifrance.
3. COMMENT UTILISER LE DISPOSITIF?
Vous devez d'abord solliciter auprès d'Ubifrance une demande d'agrément (via l'espace VIE sur le site www.ubifrance.fr). Délivré par la Commission d'agrément du volontariat international (Cavi), et en accord avec la Direction générale du Trésor et de la politique économique, il valide la capacité de votre entreprise à utiliser la formule à travers les critères suivants: entreprise française, fiabilité financière, nature des missions, activités et zone géographiques des projets d'affectation.
Valable cinq ans, l'agrément entraîne la prise en charge des démarches administratives par Ubifrance (demande de visa, permis de travail à l'étranger). L'organisme gère également le versement des indemnités du jeune recruté ainsi que sa protection sociale. Par ailleurs, Ubifrance assure, au volontaire et à sa famille, le bénéfice des prestations en nature de l'assurance maladie, maternité, invalidité et des prestations accidents du travail et maladies professionnelles ainsi qu'une couverture complémentaire, notamment en cas d'hospitalisation, pour les risques d'évacuation ou de rapatriement sanitaire. Il appartient néanmoins à l'entreprise de veiller à ce que les volontaires se conforment aux règles d'hygiène et de prévention sanitaires incontournables dans leur pays d'affectation. De leur côté, les volontaires doivent subir un examen médical auprès de médecins agréés par la DDASS avant leur départ. Enfin, l'organisme peut prendre en charge la phase de recrutement: « Ubifrance dispose d'une équipe dédiée au recrutement des VIE, qui fait le matching entre les postes proposés et les profils des candidats », indique Michel Lodolo.
TEMOIGNAGE
Avec le VIE, l'export représente désormais 60 % de notre CA
Pourquoi le choix d'un VIE plutôt que l'embauche directe d'un expatrié?
Le VIE présente un avantage certain en termes de flexibilité et de coût. Même sans subvention, les dépenses engagées pour un VIE nous reviennent à 50 % moins cher que l'embauche d'un ingénieur commercial.
Comment avez-vous recruté vos VIE?
Nous avons eu besoin de profils pointus qui avaient le goût du commerce international et parlaient plusieurs langues. Nous avons un partenariat avec le Master 2 AINI de l'Université de Nanterre: nous proposons d'abord un stage au candidat intéressé par une expérience à l'étranger. Cela nous permet de mieux le préparer à un départ à l'étranger, de construire le projet et de nous assurer que le candidat a les capacités d'assumer un poste à l'étranger. Nous recrutons également via le vivier de candidats disponible chez Ubifrance.
Quel bilan faites-vous?
Le VIE nous a permis d'attirer de jeunes talents, de développer notre équipe commerciale et d'accélérer notre expansion à l'international, tout en limitant les risques financiers induits. Depuis que nous appliquons cette stratégie, l'export est passé de 20 % à 60 % de notre chiffre d'affaires, dont la moitié réalisée hors UE. Je conseille vivement le dispositif VIE pour tout projet d'export car il permet de booster le développement à l'international, en gardant la maîtrise du compte d'exploitation.
CHRISTOPHE DUFOURMANTELLE, p-dg de Novalys
REPERES
Raison sociale: Novalys
Activité: Programmation informatique
Forme juridique: SAS
Dirigeant: Christophe Dufourmantelle
Effectif: 20 salariés
CA prévisionnel 2011: 1,6 MEuros
4. QUELLE INDEMNITE POUR UN VIE?
Le jeune en VIE perçoit une indemnité et non un salaire. Non soumise à cotisations sociales, elle est exclue de l'assiette de la CSG et de la contribution au RDS. Cette indemnité forfaitaire d'entretien (IFE), destinée à la subsistance et au logement du volontaire, se compose d'un élément commun identique pour tous les volontaires civils et d'un élément géographique, c'est-à-dire lié au pays d'affectation (barème consultable sur le site www.civiweb.com). Lorsque le logement est pris en charge par l'entreprise, le coût de l'élément géographique subit un abattement de 20 %.
Selon les pays d'affectation, l'indemnité mensuelle oscille entre 1 200 et 3 500 euros, par exemple 1 254 euros en Tunisie contre 3 364 euros en Angola. Au final, le budget d'un VIE totalise l'indemnité mensuelle, les frais de protection sociale (compris entre 175 et 395 euros par mois, en fonction du chiffre d'affaires et du nombre de VIE en poste) et les frais de voyage et de transport de bagages aller-retour (voir tableau coût annuel d'un VIE page 26).
Le budget VIE de l'entreprise peut être considérablement réduit grâce à trois types d'aides: le crédit d'impôt export, les aides régionales ou encore l'assurance prospection. Le crédit d'impôt export s'adresse aux PME employant moins de 250 salariés et ayant un chiffre d'affaires inférieur à 50 millions d'euros. Il est égal à 50 % du montant des dépenses engagées dans la limite d'un plafond de 40 000 euros Le crédit d'impôt s'impute sur l'impôt sur les sociétés dû au titre de l'exercice au cours duquel l'entreprise a engagé les dépenses. Pour en bénéficier, il suffit de remplir la déclaration fiscale prévue à cet effet sans avoir à fournir de justificatifs.
Mise à part la région Rhône-Alpes, toutes les régions prévoient une aide au financement des entreprises qui ont recours au VIE. Le montant des aides varie d'une région à l'autre. Elles peuvent prendre la forme d'un forfait (par exemple 10 000 euros dans le Nord-Pas-de-Calais) ou de financement partiel, voire total (100 % de l'indemnité VIE sur 12 mois pour une mission commerciale dans les Pays de la Loire).
Enfin, l'assurance prospection permet de couvrir le risque d'échec lié aux actions de prospection d'un marché étranger. Ce dispositif s'adresse aux PME réalisant un chiffre d'affaires inférieur à 500 millions d'euros (voir encadré page 26).
5. QUELLES OBLIGATIONS FINANCIERES POUR L'ENTREPRISE?
Si la prise en charge de la gestion administrative revient à Ubifrance, la charge financière au final pèse sur l'entreprise qui doit rembourser mensuellement les dépenses relatives aux indemnités versées au volontaire et à sa protection sociale. Le règlement des sommes dues à Ubifrance s'entend à réception des factures et au plus tard 30 jours fin de mois de facturation.
Une convention est établie entre l'entreprise et Ubifrance, détaillant la nature et les conditions de la mission ainsi que les obligations financières de l'entreprise. Lors de sa mise en place, la société doit verser une caution à Ubifrance. Ce dépôt de garantie correspond à une avance (plafonnée à 4 200 euros) équivalente à 3,5 mois du montant des indemnités versées au volontaire et au coût du transfert France-lieu d'affectation (frais de bagages compris). L'entreprise récupère cette avance dans les deux mois suivant la fin de la mission, déduction faite des sommes restant encore dues. Il appartient à l'entreprise de prendre en charge les frais de voyage et transport de bagages (jusqu'à 150 kg).
A SAVOIR
Assurance prospection: pourquoi y recourir?
L'assurance prospection permet de se prémunir contre les conséquences financières de l'éventuel échec d'une étude de marché à l'étranger. Le dispositif, géré par Coface pour le compte de l'Etat, garantit sur une période allant de 1 à 4 ans les dépenses de prospection: VIE, déplacements à l'étranger, études de marché, frais de fonctionnement d'un bureau ou d'une filiale commerciale, etc. Depuis 2009, les entreprises françaises de tous les secteurs d'activité (sauf le négoce international) dont le CA ne dépasse pas 500 millions d'euros peuvent bénéficier de l'assurance prospection.
La quotité garantie par Coface dépend de la taille de l'entreprise (65 % des dépenses pour un CA inférieur à 300 MEuros, 45 % pour un CA compris entre 300 et 400 MEuros, et 25 % pour un CA compris entre 400 et 500 MEuros) et les pourcentages passent respectivement à 80, 60 et 40 lorsque l'entreprise est qualifiée d'innovante ou a remboursé au moins 80 % des indemnités versées par Coface dans le cadre d'un précédent contrat.
Pour plus de renseignements, rendez-vous sur www.coface.fr
6. PEUT-ON SE SEPARER D'UN VIE?
Le VIE étant bénéficiaire d'un statut public, les modes de rupture des contrats de travail ne sont pas applicables puisqu'il n'existe pas de contrat de travail le liant à l'entreprise. Le VIE ne peut être interrompu qu'en cas de force majeure, de violation des clauses de la convention signée avec Ubifrance par l'entreprise ou de faute grave du volontaire. Ce statut spécifique, loin d'être contraignant pour l'entreprise, lui assure une vraie flexibilité, car la durée de séjour est modulable: de 6 à 24 mois, renouvelable une fois dans cette limite. Il existe aussi une formule de temps partagé du VIE, permettant aux entreprises qui ont un projet de développement sur un pays commun de se partager le coût et les services d'un volontaire - elles doivent alors désigner l'une d'elles comme chef de file auprès d'Ubifrance. Cette formule, ainsi que celle du VIE régional qui permet à l'entreprise d'affecter le volontaire sur plusieurs pays d'une zone géographique (8 au maximum), est peu utilisée par les PME.
7. COMMENT HEBERGER LOCALEMENT UN VIE?
Bien sûr, l'entreprise doit assurer l'intégration du VIE en termes d'encadrement et d'hébergement. Généralement, le volontaire accomplit sa mission auprès d'une structure locale d'accueil telle qu'une filiale, un bureau de représentation, une agence commerciale ou une société de distribution. Mais lorsque l'entreprise n'a pas la possibilité d'offrir d'encadrement sur place, il est possible de faire parrainer le VIE par un conseiller du commerce extérieur de la France ou par un homme d'affaires dont les compétences et la disponibilité ont été validées par la mission économique du pays d'affectation. Ubifrance peut aussi proposer des solutions de portage par des grands groupes français présents à l'étranger. Par ailleurs, l'entreprise peut aussi se tourner vers les chambres de commerce et d'industrie françaises à l'étranger (CCIFE), présentes dans 77 pays. Elles proposent à ce jour environ 600 espaces de travail et devraient en offrir 700 en 2012. Le coût de l'hébergement d'un VIE au sein d'une CCIFE varie entre 350 euros et 1 100 euros par mois suivant les marchés. Les CCIFE offrent également la possibilité d'un encadrement qu'elles facturent 150 à 350 euros par mois suivant le marché concerné. «Ce service d'encadrement permet au VIE un accès privilégié à un appui logistique, des tarifs négociés avec des prestataires de services locaux ou encore un retour d'expérience d'autres VIE», explique Charles Maridor, directeur de l'Appui et du Développement de l'Union des chambres de commerce et d'industrie françaises à l'étranger (CCIFE).
