Un nouveau progiciel sensibilise toute l'équipe à la «culture cash»

Une diminution de six à sept jours des retards de paiement, et davantage de fiabilité et de précision dans le suivi des quelque 1 500 comptes clients actifs parmi lesquels de grands acteurs de l'énergie, des transports, de l'aéronautique ou des biens d'équipement. Soflog-Telis leur fournit des prestations d'emballage industriel et des services associés sur ses sites ou in situ. Malgré la qualité des donneurs d'ordres du groupe, la vigilance s'impose dans le suivi des encaissements, nombre de sociétés s'ingéniant à mettre en place des processus permettant de décaler leurs règlements. « Pour être payé à l'heure, il est essentiel de connaître ces processus et les personnes en charge de leur exécution. C'est l'un des acquis de la mise en place du progiciel Sidetrade network que nous utilisons depuis plus d'un an », estime Alain de Woillemont, Daf du groupe.

Historiquement en «full factoring», l'entreprise était contrainte de reconstituer sa comptabilité clients et ses balances âgées au moyen de tableurs et de macros Excel, fragiles et lentes. « L'information sur les litiges nous parvenait tardivement. Or, nous favorisons une relance individualisée pour préserver la qualité de la relation client », explique Alain de Woillemont. Si, au siège, la responsable du recouvrement clients Isabelle Silo-Samé gère les grands comptes, le groupe a conservé une facturation décentralisée, effectuée et suivie directement par sa cinquantaine de sites hexagonaux pour des questions de proximité et de connaissance des clients. « Notre outil de gestion nous recommande des délais de paiement suivant le profil de risque de chaque client. » Les scénarios de relance ont été définis en fonction des 12 catégories de clients, déterminées selon leur risque financier et leur comportement de paiement. L'intérêt d'un progiciel dédié est de conserver cet historique et de fournir l'information en temps réel. Une interface permet également de récupérer et d'actualiser les notations d'Altarès/D&B qui évaluent la solidité financière des entreprises clientes. Quant aux balances âgées, elles sont désormais produites automatiquement. Le logiciel facilite enfin la facturation des intérêts de retard: au mois de février, chaque client reçoit une facture qui récapitule les pénalités de l'année écoulée. Ayant démontré sa capacité de gestion du risque client grâce à son nouvel outil, Soflog-Telis a ensuite fait évoluer son contrat d'affacturage en reprenant cette gestion à sa charge. Désormais, ce sont les responsables de sites et leurs assistants qui gèrent la relance des clients locaux. Ils partagent la même information avec les différents protagonistes de la relation client, notamment les responsables commerciaux. « Cela a permis de diffuser une «culture cash» auprès de l'ensemble des acteurs. Les délais de paiement entrent en compte dans la mesure de la performance financière des sites. Et surtout, les litiges sont traités plus rapidement. Avec pour conséquence une amélioration de la qualité des créances échues, en moyenne inférieure à 25 jours, et une réduction du DSODays of sales outstanding: chiffre d'affaires facture non encaissé, exprimé en nombre de jours de chiffre d'affaires. », estime Alain de Woillemont.

ALAIN DE WOILLEMONT, DAF DE SOFLOG-TELIS

« Grâce à notre progiciel, les litiges sont traités plus rapidement. Avec pour conséquence une amélioration de la qualité des créances échues, en moyenne inférieure à 25 jours. »