Stagiaire, mode d'emploi
Bientôt l'été, c'est le moment de songer à trouver votre futur stagiaire. Comment le recruter? Quelles missions lui confier? Pour que l'expérience soit bénéfique pour les deux parties, voici quelques conseils pour recruter et encadrer votre poulain.
Si, dans les grands groupes, des branches spécialisées emploi-formation organisent le recrutement de stagiaires en lien avec les écoles et les universités, les PME ont davantage de difficultés pour se rendre visibles et attractives auprès des jeunes postulants. Bien encadrés et enthousiastes à l'idée d'illustrer leur CV par une première expérience réussie, ils vous apporteront une aide précieuse. «Dans mon équipe, composée d'une contrôleuse de gestion et de moi-même, l'apport d'un stagiaire est significatif», témoigne Emmanuel Poulain, responsable du contrôle de gestion du groupe Motul, qui a fait le choix de recruter un stagiaire pour renforcer son équipe en période de clôture et de préparation budgétaire. A vous donc de connaître les ficelles pour les séduire.
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CE QUE DIT LA LOI
Une durée limitée à six mois
Depuis l'entrée en vigueur de la loi Cherpion, la durée du stage ne peut être supérieure à six mois consécutifs. Ces dispositions ont été prises afin de limiter la succession abusive de stages pour des postes qui pourraient faire l'objet de CDD ou de CDI. Concernant les stages effectués dans le cadre d'année de césure, l'article L. 612-9 de la loi n° 201 1-893 prévoit cependant qu'il est possible de déroger à cette règle, dans des conditions fixées par un décret, «au bénéfice des stagiaires qui interrompent momentanément leur formation afin d'exercer des activités visant exclusivement l'acquisition de compétences en liaison avec cette formation, ainsi que dans le cas des stages qui sont prévus dans le cadre d'un cursus pluriannuel de l'enseignement supérieur». Cependant, sans doute en raison de la difficulté de lister l'ensemble des cas de dérogation envisageables, le décret n'a pas encore été publié...
1 DEFINISSEZ VOS BESOINS ET SOIGNEZ VOTRE PRESENTATION
Avant de partir en quête d'un candidat, prenez le temps de bien définir vos besoins et les missions qui lui seront confiées: à quel moment, pendant combien de temps, pour quelles tâches aurez-vous besoin d'un stagiaire, et par qui sera-t-il supervisé? Les responsables des stages, au sein des écoles et des universités, peuvent vous aider à valider si le profil que vous recherchez est bien en adéquation avec les compétences des étudiants. Isabelle Malevaut, responsable des stages à l'ESG Management School, recommande ainsi aux responsables opérationnels de ne pas négliger cette étape: «Les opérationnels ne se doutent pas que, pour chaque étudiant, nous recevons parfois jusqu'à une dizaine d'offres: dans le domaine du contrôle de gestion, les étudiants ont l'embarras du choix», prévient-elle. Veillez donc de mettre toutes les chances de votre côté pour attirer les candidats.
A SAVOIR
Quelle rémunération pour un stagiaire?
Si la renommée de l'entreprise ou l'intérêt de la mission peuvent attirer les jeunes candidats, la question pécuniaire fait aussi la différence. Le stagiaire n'étant pas lié à l'entreprise par un contrat de travail, il ne perçoit pas de salaire, mais une gratification. La loi Cherpion, votée en juillet 2011, l'a rendue obligatoire dès lors que la durée d'un stage est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non. Le décret n° 2008-96 du 31 janvier 2008 fixe le montant horaire minimal de cette gratification à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit 436,05 euros par mois en 2012. Naturellement, la plupart des grandes entreprises proposent des gratifications beaucoup plus alléchantes: par exemple, chez Mazars, elle se situe dans la fourchette haute, entre 1 500 et 2000 euros bruts mensuels. Il convient donc d'ajuster le montant de la gratification au niveau d'autonomie et de responsabilité attendu du stagiaire. Par ailleurs, le stagiaire, s'il ne perçoit ni treizième mois, ni congés payés, ni participation, ni intéressement, peut accéder aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d'entreprise: c'est un autre apport de la loi Cherpion.
2 ATTIREZ LES ETUDIANTS ET SELECTIONNEZ LES CANDIDATS
Une fois votre annonce rédigée et validée par le département RH, elle sera diffusée auprès de la «cible» que vous aurez définie, dans les écoles de commerce et de gestion ou les universités. Des sites spécialisés, tels www.kapstages.com, www.iquesta.com, www.jeunedip.com ou encore le site www.placeojeunes.fr, vous donneront une large visibilité auprès des étudiants concernés. Autre possibilité, si vous en avez le temps, participez aux forums sur quelques campus, à l'instar des grandes entreprises ou des cabinets d'audit et de conseil: c'est l'occasion de vous faire connaître et de rencontrer des candidats. Si votre annonce a su retenir l'attention des étudiants, vient le moment de dépouiller les candidatures. «Nous recevons entre 50 et 100 réponses par offre», indique Pauline Prignot, chargée de recrutement chez Motul. Après avoir vérifié auprès des postulants leurs dates de disponibilité et la durée du stage recherché, elle présente trois à quatre profils au responsable du contrôle de gestion, qui les reçoit en entretien. S'il n'est pas indispensable de soumettre le candidat à des tests de recrutement approfondis, il convient en revanche de vérifier que le stage correspond bien à ses objectifs pédagogiques. Une fois le meilleur candidat sélectionné, vous devrez remplir une convention de stage, tripartite, signée par le stagiaire, l'entreprise d'accueil et l'établissement d'enseignement. La Charte des stages étudiants en entreprise du 26 avril 2006 doit également être signée et annexée à la convention.
3 ACCUEILLEZ VOTRE NOUVEAU COEQUIPIER ET AIDEZ-LE A PROGRESSER
Cette charte, qui précise les engagements mutuels des trois parties, rappelle notamment que le stage doit correspondre à des objectifs pédagogiques. Rien de pire, pour un stagiaire, que de rester inactif sans savoir ce qu'il doit faire! N'oubliez pas qu'il est là pour compléter sa formation. L'idéal est de lui affecter un «parrain», comme dans les grands cabinets d'audit, qui va l'encadrer et assurer son intégration. Chez Motul, comme les salariés, les stagiaires suivent un parcours d'intégration: la rencontre des responsables des différents services et la visite du site de production et des laboratoires leur permettent d'avoir une image complète de l'activité de l'entreprise. Pas question non plus de réserver au stagiaire des tâches ingrates ou répétitives: en toute logique, il ou elle n'est pas là pour remplir des bases de données ou accomplir une tâche qui aurait pu être confiée à un intérimaire. «Lorsque vous prenez un stagiaire, il est clair que vous devez faire preuve de patience, de pédagogie et d'une certaine bienveillance. Quitte à réexpliquer, si nécessaire, les fondamentaux», explique Emmanuel Poulain, responsable du contrôle de gestion chez Motul.
ISABELLE MALEVAUT, RESPONSABLE DES STAGES A L'ESG MANAGEMENT SCHOOL
«Dans le domaine du contrôle de gestion, les étudiants ont l'embarras du choix. »
4 PENSEZ A L'EVALUATION DE FIN DE STAGE
Pour vous assurer que le stage se déroule bien, prévoyez des points réguliers. Sans oublier qu'un stage concluant débouche parfois sur une embauche. Ainsi, chez Mazars, qui recherche environ 200 stagiaires par an pour son bureau parisien, toutes les évaluations sont rassemblées en fin de stage: «Un bilan est établi par le parrain, le gestionnaire de carrière et le stagiaire. C'est l'occasion d'évaluer le potentiel du candidat», indique Sidonie Sauvée, responsable recrutement chez Mazars, chez qui environ 70 % des stagiaires sont finalement embauchés. Alors, à vous de jouer!
