La dématérialisation des factures nous a fait gagner en efficacité

Un suivi des factures partagé et simplifié, des délais de paiement maîtrisés: depuis plus d'un an, Auxia, société d'assurances spécialisée dans la conception et la gestion d'assurances obsèques, a mis en place un outil de dématérialisation de ses factures fournisseurs sous la houlette de son Daf, Xavier Le Clech. «Notre objectif était d'élargir l'accès à la gestion des factures dans l'entreprise. Nous avons gagné en efficacité et en qualité», se félicite-t-il.

Filiale du groupe Malakoff-Médéric, Auxia a conservé le mode de fonctionnement d'une PME, notamment au niveau des moyens informatiques. Avec le boom des produits d'assurances dédiés aux seniors, l'activité de l'entreprise connaît une très forte évolution. Une croissance qui l'a amenée à refondre ses outils de gestion des contrats et moderniser ses méthodes de travail. Et Xavier le Clech avait à coeur de passer à la dématérialisation des factures. Parallèlement à la restructuration des systèmes d'information, il entreprend donc, début 2010, la mise en place de Yooz, une solution 100 % Web, proposée par l'éditeur Itesoft. L'outil permet à l'assureur de numériser ses quelque 1 000 factures fournisseurs annuelles. Car même avec une volumétrie relativement faible, «la simple absence d'une personne pouvait nuire à la fluidité du cycle. Auparavant, les factures étaient traitées par une personne du service comptabilité, et trois «valideurs» budgétaires intervenaient. Aujourd'hui, une quinzaine d'utilisateurs accèdent à l'outil», relate Xavier Le Clech.

@ © Arnaud Olszak

XAVIER LE CLECH, DAF D'AUXIA

« Notre objectif: élargir l'accès à la gestion des factures dans l'entreprise. »

DES INFORMATIONS COMPLETES ET ACCESSIBLES

Désormais, plus de risque de voir une facture fournisseur s'égarer ou rester bloquée dans un service: le point d'entrée unique est la comptabilité, où toute facture est scannée, «déchiffrée» par l'outil Yooz et imputée comptablement. Le progiciel mémorise les imputations comptables et analytiques et les propose lorsqu'une facture similaire se présente. Mais le principal intérêt réside dans le «workflow» (circuit de validation), entièrement paramétrable. La facture dématérialisée est diffusée auprès des utilisateurs concernés, qui la valident ou la bloquent. En cas de litige, le motif est renseigné: ainsi, le fournisseur qui appelle obtient aussitôt une explication. Une fois le «bon à payer» apposé, une interface hebdomadaire avec le logiciel comptable, Sage 1000, permet d'exporter les fichiers vers la comptabilité fournisseurs et de générer le lettrage des factures ainsi que le fichier de virement, ce qui évite les saisies redondantes.

Au terme d'un peu plus d'un an d'utilisation, Xavier Le Clech ne voit que des avantages à la dématérialisation. Sans compter que l'expérience a été l'occasion pour la DSI de tester un logiciel en mode Saas. De l'avis du Daf, la facilité d'utilisation de l'outil permet une prise en main rapide par les utilisateurs. Et son prix (un abonnement à partir de 99 euros par mois pour un volume de 100 factures par mois) permet à la dématérialisation des factures de se démocratiser dans les PME.»