LES SOLUTIONS D'IMPRESSION TIENNENT LE HAUT DE L'AFFICHE

Si l'on peut parler de flou au sein des entreprises quant à leur capacité à déterminer précisément leurs coûts d'impression, «toutes les études ciblant le marché indiquent que les coûts liés à l'impression représentent près de 3 % des coûts généraux», avance Sébastien Moreau, directeur général d'Electrogeloz, éditeur spécialisé dans l'impression externalisée.

Refondre son système d'impression requiert donc une attention particulière. On distingue deux grandes familles d'acteurs. D'une part, les grands constructeurs de matériel (imprimantes et photocopieurs) dont Canon, Ricoh, Xerox, HP, Konica, Lexmark qui font figure de leaders. D'autre part, les éditeurs, autrement dit, ceux qui ajoutent aux imprimantes/photocopieurs multifonctions (les MPF) une multitude de services. On y retrouve non seulement les éditeurs de solutions de gestion documentaires embarquées (Ever Team, I.R.I.S., Digitech, Itesoft, Perceptive Software, Novaxel, proGEDoc, etc.), mais également les constructeurs déjà cités, avec leurs propres solutions intégrées. Les solutions d'impression, qui permettent d'imprimer, de copier et numériser, deviennent aujourd'hui de véritables serveurs d'impression à base de disques durs, d'écrans tactiles, intégrant des services de gestion documentaires (scan to mail, fax to mail, archivage automatique de données, etc.). Les solutions d'impression, en mixant hardware et software, sont devenues «des outils intelligents» au service d'une GédGéd: Gestion électronique de documents, commente Jean-Michel Perret, président de LMS, distribution et maintenance en imprimantes multimarques.

SEBASTIEN MOREAU, DIRECTEUR GENERAL D'ELECTROGELOZ

SEBASTIEN MOREAU, DIRECTEUR GENERAL D'ELECTROGELOZ

«Les coûts liés à l'impression représentent, en général, près de 3 % des coûts généraux. »

D'ABORD UNE COPIE DE SON EXISTANT...

Que l'on soit équipé de photocopieurs ou d'imprimantes (voir encadré p. 63 pour les différences), il est vivement conseillé de réaliser une «copie» de son parc existant lors d'une remise à plat de son système d'impression. Elle peut être établie aussi bien en interne qu'en externe, par le biais d'un audit... En évitant dans ce cas de choisir un constructeur, pour des raisons évidentes d'impartialité. L'objectif de l'état des lieux est de permettre d'identifier le nombre de modèles d'imprimantes/copieurs, de déterminer si le parc est homogène (composé d'imprimantes de mêmes marques) ou hétérogène (de marques différentes), de relever le nombre d'imprimantes connectées au réseau et de prendre en compte l'ensemble des coûts liés à son matériel: informatique, réseau, cartouches, etc. Tout en déterminant la façon dont sont sortis les documents (recto/verso, noir et blanc ou couleur, etc.) et la répartition des volumes (pages imprimées/mois) en fonction des services. Le recensement de l'existant est aussi l'occasion d'obtenir le point de vue des utilisateurs via de courtes interviews en face à face sur un panel d'utilisateurs. Usages et souhaits seront ainsi clairement exprimés. Enfin, cela permettra, côté direction financière, de mieux comprendre la gestion documentaire par individu, donc le coût réel et la consommation par utilisateur.

... AVANT LES PRECONISATIONS

Une fois la photographie de l'existant effectuée, place à l'action. Suivant les objectifs de l'entreprise, les scénarios sont établis et portent sur la productivité, sur l'aspect environnemental, etc. «Si l'objectif est une réduction des coûts, l'optimisation du matériel existant sera préconisée, en évitant tout gaspillage», souligne Isabelle Obiols, consultante expert en systèmes d'impression. Si l'objectif est orienté sur le développement durable, les managers devront insister sur l'accompagnement aux utilisateurs, la mise en place des bonnes pratiques, etc.

Autre piste: celle consistant à mettre en place des services intégrés de gestion documentaire automatisée via les solutions logicielles embarquées au coeur des imprimantes multifonctions. «La chaîne de la gestion du document touchant l'informatique au sens large, il convient de savoir comment il est possible de distribuer l'information au bon moment, au bon endroit, à la bonne personne», note Thierry Dupasquier, responsable du développement canal services et solutions d'impression chez HP PPSG (Printing & Personal System Group). Une telle stratégie de dématérialisation, pour être efficace, doit tenir compte du réseau informatique existant afin d'intégrer les solutions d'impression en totale transparence pour l'utilisateur. Par ailleurs, le choix d'une solution embarquée par l'équipementier ou par un éditeur extérieur spécialisé, est possible pour mener un projet de Géd. «Il est souhaitable de s'interroger sur la solution embarquée dans l'imprimante multifonction, préconise Stéphane de Labarthe, gérant du Cabinet-Partner, cabinet d'audit et de conseil en solutions d'impression. Est-elle suffisamment performante pour le collaborateur, ou doit-on investir sur un serveur dédié équipé d'une application spécialisée?»

ISABELLE OBIOLS, CONSULTANTE EXPERT EN SYSTEMES D'IMPRESSION

ISABELLE OBIOLS, CONSULTANTE EXPERT EN SYSTEMES D'IMPRESSION

« Pour une réduction des coûts, l'optimisation du matériel existant sera préconisée. »

MAITRISER SON BUDGET

Une remise à plat permet généralement une réduction des coûts de 15 à 25 %. Le ticket d'entrée pour une imprimante multifonction professionnelle (MPF) se situe entre 1 200 et 1 800 Euros HT alors qu'il faut compter environ 3 500 Euros HT pour une photocopieuse multifonction. Le coût à la page représente une information précieuse. Globalement, pour moins de 200 à 300 impressions par mois avec une imprimante format A4, en jet d'encre, entre 20 et 50 pages/min, le tarif moyen se situe entre 10 et 15 centimes d'euro HT la page. A partir de 4000 impressions par mois, avantage au photocopieur avec un coût à la page estimé à 0,005 Euros HT.

A ces coûts de base s'ajoutent ceux liés aux licences des solutions logicielles d'impression. En moyenne, comptez entre 300 et 500 Euros HT en version monopersonnelle et environ 1 000 Euros HT par utilisateur en version groupe. A cela, il convient d'ajouter en option la maintenance - entre 15 à 20 % du coût du logiciel.

Autre option: le forfait, proposé désormais par de nombreux équipementiers. L'utilisateur ne paiera qu'une prestation utilisée. Ainsi, pour une consommation moyenne de 2000 pages/mois, l'abonnement mensuel (entre 60 et 100 Euros) inclut l'extension de garantie, les consommables livrés sur demande et les licences. «A la fin de l'année, un point sur la situation est effectué pour savoir si le forfait est conforme aux attentes avec, le cas échéant, une régularisation», explique Thierry Dupasquier (HP PPSG). Ne pas oublier également une éventuelle renégociation de son parc matériel, de ses licences, et envisager le recours à des services d'impression externalisés.

Pour les entreprises où d'importantes quantités d'impressions sont nécessaires, le recours à une solution externalisée peut s'avérer judicieux. L'éditeur Electrogeloz fait figure de précurseur sur le marché français. «Il faut savoir se tourner vers un prestataire, notamment lorsque les utilisateurs impriment au-delà de 50 feuilles quotidiennement», précise Sébastien Moreau (Electrogeloz). Via une simple connexion internet et un navigateur web, l'utilisateur lance ses impressions en ayant un total contrôle sur les réglages (choix des couleurs, nombre d'exemplaires, format, etc.) et sur le suivi de commande, jusqu'à la livraison et la facturation.

Enfin, le financement du matériel s'effectue en mode locatif (sur trois, quatre ou cinq ans) dans 80 % des cas. «Le temps idéal d'une location est de trois ans, estime Jean-Emmanuel Urien, directeur marketing d'OMR, spécialiste en solutions d'impression et d'infogérance. L'évolution de la technologie - notamment dans les solutions de Géd, est tellement rapide - qu'il serait dommage de s'engager plus durablement.» L'avantage que présente la location est de pouvoir être déductible des charges financières. Une autre possibilité consiste à choisir un crédit-bail sur trois ans, ce qui permet de devenir propriétaire du matériel à l'issue de cette période.

On ne peut que constater que le virage pris par les MPF vers une multitude de services est bel et bien amorcé. Une preuve supplémentaire est donnée avec l'arrivée dans le monde des périphériques multifonctions d'un géant comme... Samsung. Sachant que ce constructeur maîtrise l'informatique (PC, laptops, tablettes), les téléphones portables et désormais les solutions d'impression, il semble évident que la convergence de ces dernières avec l'univers multimédia est en marche.

THIERRY DUPASQUIER, RESPONSABLE DEVELOPPEMENT CANAL SERVICES ET SOLUTIONS D'IMPRESSION CHEZ HP PPSG

THIERRY DUPASQUIER, RESPONSABLE DEVELOPPEMENT CANAL SERVICES ET SOLUTIONS D'IMPRESSION CHEZ HP PPSG

«La gestion documentaire automatisée vise à distribuer l'information au bon moment, au bon endroit, à la bonne personne.»

PASCALE BOUTTET, secrétaire générale d'Elegia Formation

CAS PRATIQUE

Elegia Formation flashe pour une solution d'impression externalisée


Pour Elegia, organisme de formation professionnelle continue destinée aux salariés des entreprises privées et publiques (principalement sur des thèmes juridiques), la remise d'un dossier pédagogique actualisé est capitale. Depuis l'origine (il y a 22 ans), l'entreprise disposait d'un service de reprographie. Confrontée en 2010 à son vieillissement, Elegia lance un audit pour analyser les pratiques, connaître les besoins des utilisateurs et déterminer les coûts comparés d'une nouvelle solution interne et d'une externalisation. «Même si le résultat ne penchait que légèrement en faveur d'une solution externalisée, un argument décisif, en plus de la souplesse, a fini de nous convaincre: celui de pouvoir fabriquer des documents en dos carré collé au lieu de nos classeurs traditionnels», souligne Pascale Bouttet, la secrétaire générale. En confiant ses impressions à Electrogeloz, Elegia a pu apporter une touche «originale» pour ses copies, en les mettant au service de la pédagogie: accès à la couleur, types de format différents, utilisation de papier ou de carton, etc. L'organisme de formation expédie ses impressions sur la France entière (Dom-Tom compris). Or, la solution externalisée prend en compte la logistique liée à l'expédition et ce, jusqu'au suivi des colis. Enfin, la solution recherchée comprenait un volet «conduite du changement». «Le choix d'un prestataire en mesure de faire évoluer nos habitudes de travail en douceur a été déterminant», précise la secrétaire générale. La mise en place de la solution e-business d'Electrogeloz, démarrée en mars 2011, a permis de supprimer plus de 10 % des 4 millions de copies produites par an. Avantage supplémentaire: elle fournit systématiquement le montant des factures, garantissant un contrôle des coûts. « Même si nous ne sommes pas encore en mesure de quantifier les gains financiers, le nouveau système nous permet de mieux rationaliser les process liés à l'impression et donc de gagner en productivité. Sans oublier les gains en termes de qualité d'impression», conclut Pascale Bouttet.