LES E-FACTURES IMPACTENT PEU LE SI ET BEAUCOUP LE BFR
Productivité accrue, simplicité d'usage, qualité de services... Les commentaires positifs ne manquent pas pour qualifier un projet de dématérialisation des factures. Dans le même temps, les offres provenant des éditeurs basées sur le cloud/SaaS se sont multipliées depuis deux ou trois ans, et ont permis de faciliter le déploiement des projets dans les systèmes d'information. En effet, le temps où les offres propriétaires des éditeurs «régnaient» sur les solutions métiers est désormais révolu. Ainsi, le paramétrage nécessaire aujourd'hui ne peut plus être considéré comme un obstacle à la mise en place d'un tel projet. Reste qu'il convient d'ajuster au mieux le mode de déploiement (externe, développement spécifique, etc.) pour que la solution de dématérialisation s'intègre en toute transparence avec le système d'information de l'entreprise.
LE DECLIC GRACE AU SAAS
En évitant aux entreprises d'investir dans des solutions progicielles coûteuses, l'offre hébergée proposée par les éditeurs (en mode SaaS ou en cloud) garantit un avantage décisif pour les responsables des projets. « Depuis deux ans, les projets de dématérialisation sur les factures se succèdent au sein des PME, surtout grâce aux offres de cloud qui ne demandent pas d'investissement, ni de matériels ou de logiciels spécifiques à maintenir dans l'entreprise », précise Jean-Michel Bérard, président du directoire chez Esker. Cette absence d'investissement se trouve renforcée par un paiement au forfait ou au volume, c'est-à-dire en fonction des factures traitées numériquement. Avec, pour autre avantage, une adaptation en fonction des besoins. « Sur une durée de cinq ans, une solution déployée en cloud coûte quasiment deux fois moins cher qu'un déploiement opéré en interne », constate Magali Michel, directeur business unit de Yooz, l'entité spécialisée sur le SaaS créée par Itesoft.
Réputé pour son déploiement rapide, le mode SaaS (comme le mode licence) d'un projet de dématérialisation de factures n a que très peu d impact sur le système d'information de l'entreprise, surtout lorsqu'il s'agit d'un projet sur les factures sortantes. «Sur ce type de documents, seule une opération de récupération des factures imprimées, pour être converties en version numérique, est nécessaire », constate Olivier Faura, directeur marketing et développement à l'international chez Everial. En revanche, pour les factures fournisseurs, les responsables de projets devront prévoir des interfaces avec le SI pour injecter les factures reçues, afin qu'elles soient «reconnues» par le progiciel de dématérialisation. En outre, prévoir l'intégration avec les ERP existants de l'entreprise est indispensable, notamment dans l'hypothèse où l'ERP n'est pas standard (et donc propriétaire). «Il faut, dans ce cas, mettre en place des «passerelles» spécifiques pour interfacer la solution de dématérialisation avec l'outil de gestion interne», précise Jean-Louis Sadokh, p-dg d'Azur Technology, éditeur de solutions de dématérialisation.
SOLUTIONS PACKAGEES, DEVELOPPEMENT SPECIFIQUE, OU OPEN SOURCE?
Avant d'intégrer le projet de dématérialisation à son SI, il faut avoir une idée précise du type de déploiement requis. Le choix s'articule, grosso modo, autour de trois pistes. La première consiste à partir sur du développement spécifique, en s'appuyant sur les ressources internes déjà présentes au sein de son service informatique. « L'avantage est, certes, d'avoir une solution de dématérialisation sur mesure et parfaitement adaptée à ses besoins, mais le coût de développement peut souvent être perçu comme prohibitif pour certaines PME», souligne Corinne Brizard, chef de produits solutions dématérialisations chez Prologue.
Deuxième option: celle qui consiste à se diriger vers des solutions de type open source. Attrayant au premier abord, puisque le coût d'investissement est très faible, il est nécessaire, en revanche, d'avoir les bonnes compétences en interne pour déployer les logiciels... Ce qui peut s'avérer coûteux sur le long terme.
Enfin, un éditeur de solutions packagées représente souvent le choix le plus sûr et le moins difficile à mettre en oeuvre. «Un projet de dématérialisation est complexe par essence, car il y a plusieurs technologies embarquées pour pouvoir exploiter l'ensemble des process: la numérisation, la reconnaissance optique des caractères, la reconnaissance intelligence du contenu, l'archivage, le workflow, etc.», explique Eric Moulin, directeur général de Xsignin. Quel que soit le type de déploiement opéré, il convient de déterminer «si le jeu en vaut la chandelle». Autrement dit: le volume de factures à traiter numériquement est-il suffisant pour investir dans un projet de dématérialisation? Selon les acteurs interrogés, en dessous de 1 000 à 1 500 factures par mois côté fournisseurs, et 500 à 800 factures par mois côté clients, l'intérêt financier est quasi nul.
LE BFR RETROUVE DES COULEURS
En matière de factures clients, s'équiper en solution dématérialisée sous-entend que le client possède également les outils nécessaires pour gérer le workflow. «Or, les entreprises fonctionnant avec des factures papier restent encore très nombreuses, voire majoritaires, et le flux numérique représente, dans ce cas, un canal supplémentaire et une contrainte pour l'entreprise non équipée », confirme Olivier Faura. En outre, sur le plan fiscal, il convient de mettre en place une certification électronique adéquate: une signature électronique de facture doit s'appuyer sur un certificat numérique délivré par un prestataire de services de certification, qui atteste de l'identité de l'auteur du document. En conséquence, les projets portant sur les factures clients se contentent souvent d'une situation hybride: une partie gérée en facture électronique, et l'autre moitié en version papier en attendant de rendre le processus homogène. Une problématique qui n'apparaît pas pour les projets dédiés aux factures fournisseurs, lesquelles représentent la grande majorité des projets de dématérialisation aujourd'hui. Les avantages conférés par un programme de dématérialisation sont nombreux. Outre les gains substantiels sur les consommations de papier, d'encre, de trombones, d'agrafes, sur l'espace occupé, etc., la productivité est souvent mise en avant, entraînant dans de nombreux cas une division par deux de l'effectif des services concernés. Et si la nouvelle «visibilité» (partage plus rapide des documents, etc.) apportée est appréciable, ses conséquences économiques le sont plus encore: les risques de perte de factures ne sont plus qu'un lointain souvenir, le classement automatique apporté par la solution permet une recherche plus efficace et donc un gain de plusieurs jours sur les délais de paiement, entraînant une réduction du BFR. Selon l'ensemble des acteurs interrogés, il n'est pas rare de voir ainsi des PME gagner près de 100000 euros en trésorerie sur une année. Un surplus de cash apprécié dans un contexte économique très incertain.
JACQUES SINOU, Daf de Saretec
CAS PRATIQUE
Saretec gagne du temps grâce à une dématérialisation de factures version Yooz
Avec 1 500 factures d'achats traitées par mois réparties sur 90 sites en France, Saretec déplorait un manque de suivi, une faible traçabilité, et souhaitait fluidifier les processus liés aux factures fournisseurs. L'entreprise spécialisée en expertises de sinistres pour le compte des compagnies d'assurances a très vite été séduite par l'offre proposée par Yooz d'Itesoft. Notamment par la possibilité d'effectuer un test «grandeur nature», permettant de démontrer à la DSI que le projet pouvait être mis en place d'une manière simple et transparente. «Nous avons été particulièrement séduits par le paramétrage très léger en mode SaaS de la solution, puisque quelques heures seulement ont été nécessaires», souligne Jacques Sinou, le Daf de la société. A l'issue du mois d'essai, convaincu également par la facturation à l'usage de la solution (qui plus est, en mode dégressif) établit sur un montant de 599 euros pour 1 500 factures par mois), Saretec poursuit avec Yooz. La solution a permis de fluidifier le circuit d'approbation et notamment les retards, puisque les approbateurs vont directement valider les factures à l'écran. Toutes les factures étant centralisées par Yooz, elles sont donc désormais traçables, il n'y a plus de relances à effectuer. Les temps consacrés aux classements et aux recherches ont diminué, pour un gain total estimé à quatre jours par mois. «Le logiciel est, en quelque sorte, utilisé comme une comptabilité fournisseurs auxiliaire, de la réception de la facture jusqu'au règlement, sachant que le logiciel n'a pas cessé de progresser depuis son déploiement», conclut le Daf.
REPÈRES
Raison sociale: Groupe Saretec
Activité: Expertise sinistre pour les assureurs
Forme juridique: SA Dirigeant: Hervé de Warren
Daf: Jacques Sinou
Effectif: 900 salariés CA 2011: 102 MEuros
Résultat net 2011: 1,7 MEuros
CA prévisionnel 2012: 105 MEuros
A NOTER
DU NOUVEAU SUR LES FACTURES ET LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE AU 1er JANVIER 2013
A cette date, une nouvelle mention devra figurer dans les factures et dans les conditions générales de vente: l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement. Cette obligation a été introduite dans le Code de commerce à l'occasion de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, qui transpose la directive européenne n° 2011/7/UE du 16 février 2011 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. A compter du 1er janvier 2013, tout professionnel en situation de retard de paiement est désormais de plein droit débiteur à l'égard du créancier d'une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, en sus des indemnités de retard. La somme de 40 euros, fixée par un décret du 2 octobre 2012, correspond au minimum prévu par la directive: d'aucuns auraient pu préférer un barème progressif en fonction du montant à recouvrer. Le législateur a cependant pris soin de prévoir que, dans l'hypothèse où les frais de recouvrement exposés seraient supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le créancier pourra demander une indemnisation complémentaire, sur justification. Cette indemnité ne sera applicable qu'entre professionnels. En outre, le créancier ne pourra plus en invoquer le bénéfice dès lors que son débiteur aura fait l'objet d'une ouverture de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire qui interdit le paiement à son échéance de la créance qui lui est due. Sanctions:
- sur la facture, sous peine d'une amende pouvant aller jusqu'à 75 000 euros ou 50 % de la somme facturée (articles L. 441-3 et -4 du Code de commerce) ;
- et dans les conditions générales de vente, sous peine de 15 000 euros d'amende (article L. 441-6, al. 12 du Code de commerce).
CAS PRATIQUE
Europe Airpost s'envole en allégeant le poids de ses factures fournisseurs avec Azur
Issu d'une réflexion qui a démarré en 2007, le projet de dématérialisation portant sur 70000 factures fournisseurs au sein d'Europe Airpost (compagnie aérienne héritière de L'Aéropostale) s'inscrit dans une volonté d'optimisation organisationnelle et de traitement des documents comptables. «En raison d'une organisation multisite, nous déplorions régulièrement des pertes de factures. A cela, nous pouvions ajouter un manque de suivi sur les délais de paiement vis-à-vis de nos fournisseurs, entraînant de nombreuses relances», constate Thierry Cornuault, le Daf. Des délais de règlement des fournisseurs qui pouvaient atteindre plus de 45 jours. En 2009, après la rencontre des principaux éditeurs sur le marché, la compagnie aérienne choisit Azur Technologie puisque, selon le Daf, l'éditeur a su comprendre les besoins de l'entreprise et s'est particulièrement investi lors de la phase de test.
Si le déploiement n'est pas encore complètement terminé, les bénéfices utilisateurs sont d'ores et déjà présents. L'économie estimée est de l'ordre de 30 %, pour un investissement d'un montant de 250000 euros, matériels, logiciels et intégration par les équipes d'Azur Technology inclus. Dans le détail, le Daf souligne une suppression totale du papier grâce à l'archivage et l'accès électronique aux factures, via un explorateur web. Le temps de traitement des factures est passé de 30 jours à 15 jours. «Les factures qui arrivent au courrier sont entrées dans le SI le jour même, contre plusieurs jours auparavant», évalue Thierry Cornuault. Prochaine étape: mettre en place des échanges de données informatiques (EDI) avec les principaux fournisseurs.
REPERES
Raison sociale: Europe Airpost
Activité: Fret et transport de passagers
Forme juridique: SA
Dirigeant: Jean-François Dominiak
Daf: Thierry Cornuault
Effectif: 650 salariés CA 2011: 250 MEuros
Résultat net: 3,5 MEuros
CA prévisionnel 2012: NC
«Sur une durée de cinq ans, une solution déployée en cloud coûte quasiment deux fois moins cher qu'un déploiement opéré en interne. »
MAGALI MICHEL, DIRECTEUR BUSINESS UNIT DE YOOZ
BAUDOUIN PUVIS DECHAVANNES Daf de Nomadvance
CAS PRATIQUE
Gain de productivité et réduction du délai de paiement pour Nomadvance avec Esker
Des collaborateurs bloqués plusieurs heures par jour à faire de la mise sous pli et des expéditions: ce constat a incité Baudouin Puvis de Chavannes, Daf de Nomadvance, éditeur/intégrateur dans le domaine des solutions informatiques liées à la mobilité et la traçabilité, à s'orienter vers un programme de dématérialisation de factures clients (16000 sont établies chaque année). L'entreprise se tourne vers Esker en 2009: «L'éditeur avait l'avantage d'être une société lyonnaise, en plus d'être un acteur reconnu dans les projets de dématérialisation», explique le Daf. Après la définition des besoins stipulés avec précision via un cahier des charges, un audit sur site de trois jours fut nécessaire afin de valider les derniers détails avec la DSI. Notamment le réglage sur l'envoi automatique des factures à partir d'un modèle type. «De manière générale, le déploiement de la solution n'a provoqué aucun souci vis-à-vis de la DSI. D'ailleurs, depuis l'installation, je n'ai jamais sollicité Esker pour évoquer le moindre problème», affirme Baudouin Puvis de Chavannes. Parmi les bénéfices obtenus, deux heures par jour ont été gagnées pour les collaborateurs du service financier/comptable. Heures qu'ils ont pu mettre à profit de tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, le projet a permis une réduction de trois jours des délais moyens de paiement. Même si 4000 euros ont été nécessaires pour l'implémentation et un coût de fonctionnement compris entre 15 à 20 centimes par pages, le Daf a constaté un ROI trois mois seulement après le démarrage du projet. Enfin, la prochaine étape en termes de dématérialisation sera dédiée aux documents entrants, notamment pour ceux qui arrivent en entrée de réparation sur le SAV. Elle est prévue pour le premier semestre 2013.
REPERES
Raison sociale: Nomadvance
Activité: Intégration de solutions de mobilité et traçabilité
Forme juridique: SAS
Dirigeant: Salvatore Cappa
Daf: Baudouin Puvis de Chavannes
Effectif: 125 salariés
CA 2011: 38 MEuros
Résultat net: 1,7 MEuros
CA prévisionnel 2012: 45 MEuros
