LES CLES D'UNE POLITIQUE VOYAGES REUSSIE

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Crise économique oblige, la rationalisation des dépenses incite les entreprises à mettre en place des politiques voyages. «Loin d'être cantonné aux grands comptes aux budgets voyages mirobolants, ce type de «règlement intérieur» est de plus en plus plébiscité par les PME», rappelle Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet de conseil Epsa. Pour preuve, elles sont 80 % à s'être fixé des règles plus précises dans la gestion de leurs déplacements, selon le dernier baromètre American Express Voyages d'Affaires, réalisé par Coach Omnium auprès de 307 PME dont le budget voyages oscille entre 250 000 Euros et 3 MEuros. Et pour ces structures qui ne bénéficient pas de spécialiste voyages en interne, c'est un travail délicat. D'où un premier conseil pour le Daf: travailler en étroite collaboration avec son agence de voyages. «En s'appuyant sur les statistiques clients réalisées par l'agence, l'entreprise peut avoir une meilleure vue d'ensemble de sa «consommation» en matière de déplacements et identifier les habitudes de transport de ses salariés», indique Christophe Drezet, pour qui ce diagnostic de l'existant est indispensable.

JEROME FOUQUE, DG FRANCE D'EGENCIA

«Il est préférable d'établir un nombre limité de règles et d'effectuer un réel travail de suivi et d'ajustement plutôt que de se doter d'une politique voyages exhaustive. »

MESURER LE ROI D'UN DEPLACEMENT

Les règles adoptées varient largement d'une entreprise à l'autre, selon leur niveau d'exhaustivité et de coercition. Une politique dite «légère» centralise les règles basiques, relatives au confort (classe des transports, nombre d'étoiles, montant des remboursements des repas...). Une politique «complète» inclut en plus des règles relatives aux comportements et processus: anticipation des commandes de billets, circuit de validation de la commande, utilisation de compagnies aériennes challengers ou low cost, fournisseurs préférentiels...

Ainsi, les entreprises les plus directives imposent parfois un délai d'anticipation de 14 jours pour la réservation de billets d'avion, contre sept jours pour d'autres. Certaines pratiques restent immuables, comme accorder systématiquement la classe business pour tout vol supérieur à six/sept heures. Pour placer le curseur au bon niveau, l'agence de voyages peut s'avérer utile. «Sur chaque destination-clé, nous pouvons faire le meilleur arbitrage entre l'avion et le train en prenant en compte l'état du réseau de transport existant», explique Régis Chambert, patron d'Avexia Voyages, agence de voyages dédiée aux PME. Un arbitrage qui doit également prendre en compte les conditions de voyage du salarié. «Le manque de confort impacte le ratio coût/efficacité d'un déplacement. Pour mesurer le retour sur investissement d'un voyage d'affaires, il est indispensable d'adopter cette logique de coût complet», renchérit Régis Chambert.

RESPECTER LES ACCORDS NEGOCIES

L'agence de voyages est également là pour adapter la politique voyages à l'évolution de l'activité du client. «Après avoir constaté qu'un de nos clients avait largement augmenté ses déplacements en Inde, nous avons négocié un accord préférentiel auprès d'une compagnie aérienne, avec un résultat de moins 40 % en termes de billetterie sur cette destination. Une nouvelle règle a été instaurée chez le client pour informer les collaborateurs de la nécessité de privilégier cette compagnie», détaille Régis Chambert (Avexia Voyages).

Pourtant, force est de constater que de telles consignes ne suffisent pas à homogénéiser les pratiques. «Encore faut-il veiller à leur bonne application en interne», confirme Jérôme Fouque, dg France de l'agence de voyages Egencia. Et ce, via un contrôle précis, soit en amont du déplacement (basé sur la validation des billets sélectionnés par le supérieur hiérarchique), soit en aval (grâce aux rapports de non-conformité fournis par l'agence). «Assurer le respect de la politique voyages est chronophage. Il est préférable d'établir un nombre limité de règles et d'effectuer un réel travail de suivi et d'ajustement plutôt que de se doter d'une politique voyages exhaustive mais trop complexe et fastidieuse à appliquer», analyse Jérôme Fouque. Toutefois, pour optimiser un tel contrôle, d'autres solutions d'ordre technique peuvent s'avérer utiles. Parmi lesquelles, les outils de réservation en ligne (self booking tools, SBT) qui centralisent en un point unique les process de réservation et de workflow (circuits d'approbation et de validation) relatifs aux déplacements professionnels. «De plus en plus répandues dans les PME, ces solutions permettent le respect à la lettre de la politique voyages, puisque celle-ci est alors implémentée dans le système. Résultat: aucun salarié ne peut y déroger», précise Jérôme Fouque.

REDUIRE LES VOYAGES SUPERFLUS

C'est également la vocation des systèmes automatisés de gestion des notes de frais sur lesquels misent les PME les plus mâtures en matière de gestion de voyages. Leur objectif? Intégrer le contrôle et le suivi des dépenses multiples (restaurants, taxis, etc.) générées durant un déplacement pro, via un système de paiement électronique. Pour ce faire, chaque collaborateur est muni d'une carte dite «corporate» (lire l'article «Les cartes de paiement en entreprise, un potentiel à ne pas négliger», paru dans DAF magazine n° 5), permettant de régler toutes ses dépenses sur place. Une solution virtuelle qui facilite la saisie des notes de frais. Grâce à ces outils qui mettent en évidence toutes les pratiques contraires au règlement, le Daf peut mieux maîtriser son budget voyages. Et lorsque l'entreprise se dote d'une solution de carte logée, un autre avantage se profile: la possibilité de bénéficier d'un système de facturation dématérialisé propre à optimiser le travail de reporting. «De la commande au paiement, toute la prestation de facturation est alors gérée de A à Z par le système. Résultat: le traitement des flux en interne est totalement fluidifié», souligne Jérôme Fouque. Disposant d'une vision consolidée des dépenses voyages par département, par destination, par salarié et par fournisseur, le Daf est alors en mesure d'arbitrer sur l'opportunité même de réaliser tel ou tel déplacement. Car c'est là le bienfondé d'une telle démarche: distinguer les voyages nécessaires de ceux qui s'avèrent superflus. Et ce, pour réduire à terme, le nombre de déplacements...

FREDERIC DUROT, Daf de Halton France

TEMOIGNAGE
« Nos salariés savent qu'un système contrôle leurs dépenses»

Avec près de la moitié de son business réalisé à l'export, Halton, spécialiste des systèmes de climatisation, fait de la rationalisation de ses dépenses voyages une priorité.
« Les déplacements pros représentent un budget annuel de 500000 euros et captent à eux seuls 1,5 % de notre chiffre d'affaires», note Frédéric Durot, Daf de l'entreprise. Avec, comme premier centre de coûts, les notes de frais. «Depuis début 2009, nous avons mis en place un système de gestion électronique conçu par l'éditeur KDS afin de mieux contrôler nos coûts. » Restaurants, taxis, indemnités kilométriques, désormais tout est intégré dans une plateforme unique. «Notre politique tarifaire est intégrée dans le système. Ainsi, le plafond restauration est fixé à 17 euros pour chaque repas. Résultat: toute note non conforme est bloquée par le système obligeant le collaborateur à justifier auprès de son N+1 le motif d'un tel dépassement. » Et pour pousser cette démarche de rationalisation loin encore, l'entreprise s'est dotée depuis deux ans d'un nouvel outil: un SBT. «Plutôt que de passer par Opodo pour réserver nos billets, chaque salarié privilégie désormais cet outil où figurent uniquement les compagnies aériennes via lesquelles notre agence dispose d'accords négociés.» Un système qui fluidifie également les process de facturation en interne. «En effet, via notre carte logée BNP Paribas associée à notre SBT, nous bénéficions d'un reporting complet de chaque transaction», conclut le Daf.