[Tribune] Comment (bien) réussir sa clôture annuelle ?
Publié par Par Valentin Gerbi, Country Manager France de Payhawk le - mis à jour à
L'heure de clôturer l'année comptable arrive à grand pas. Comment se préparer au mieux ? Quels sont les enjeux d'une clôture annuelle réussie ? Explications dans cette tribune par Valentin Gerbi, Country Manager France de Payhawk.
La fin d'année approche et pour les entreprises dont la clôture annuelle est calquée sur l'année calendaire, cela peut-être le début d'une simple « formalité » ou bien devenir un véritable parcours du combattant. Entre les rappels de factures et les rapprochements bancaires, le nombre d'heures consacrées à cette tâche s'accumule et le stress de la dernière ligne droite se fait sentir. Pourtant, la clôture annuelle est essentielle pour toute entreprise qui souhaite améliorer sa stratégie de croissance. Elle permet en effet de faire état des résultats comptables afin de maintenir le bon pilotage de l'entreprise mais également de déterminer si les objectifs financiers sont correctement atteints. Plutôt utile, non ?
Quoi qu'il en soit, il n'est jamais trop tard pour s'y mettre. Que l'on soit fourmi ou cigale, voici quelques points à ne pas négliger pour mieux gérer sa clôture annuelle.
Le béaba : rassembler l'ensemble des informations financières
Cela peut sembler anodin mais la qualité des informations recueillies est essentielle pour optimiser le temps passé sur la clôture annuelle. Il est recommandé d'utiliser des outils comme l'ERP ou un logiciel comptable, de collecter les données tout au long de l'année, et de transférer la comptabilité en interne. Des preuves d'audit tierces et des copies des factures doivent bien évidemment être conservées, tandis que des réunions régulières avec les responsables financiers permettent de vérifier les coûts importants et les notes de frais. Faire appel à un cabinet comptable externe peut aussi aider à systématiser la collecte d'informations clés provenant de sources comme le CRM ou les logiciels de gestion de projet.
Info ou intox : vérifier l'exactitude des déclarations fiscales annuelles
Pour garantir l'exactitude des déclarations fiscales annuelles, plusieurs approches sont adoptées. La plupart des départements financiers centralisent leurs informations dans un ERP. La responsabilité fiscale incombe souvent à un cabinet comptable qui reçoit des données mensuellement. Certaines entreprises gèrent leur comptabilité et leurs déclarations de TVA quotidiennement, tandis que d'autres préfèrent employer des comptables en interne. Les grandes entreprises privilégient généralement des équipes fiscales internes plutôt que de recourir à des comptables externes.
A vos calculettes : planifier le budget
La planification, la budgétisation et les prévisions sont des étapes clés pour établir les objectifs financiers d'une entreprise à court et long terme, avec des approches qui varient selon les structures. Certains directeurs financiers finalisent leur budget en octobre pour le redéfinir ensuite, tandis que d'autres délèguent la planification à leur service comptable interne utilisant un ERP comme NetSuite. D'autres encore travaillent avec leur équipe comptable interne, qui gère directement le processus en transférant les données d'Excel.
Un autre aspect à ne pas négliger est la veille : il est important de rester informé des évolutions législatives fiscales, surtout en cas de développement dans de nouvelles régions, et de consulter des ressources telles qu'Impots.gouv et l'Urssaf pour des informations fiscales détaillées - de quoi remplacer son livre de chevet.
En cas d'écarts importants ou de dépassement de budget, il est essentiel de maintenir l'exactitude du budget tout en cherchant à l'améliorer. Travailler avec des projections ajustables, utiliser des outils comme l'indétrônable Excel ou des solutions SaaS telles que Workday Adaptive Planning, pour comparer les dépenses réelles, et suivre un processus budgétaire strict sont des pratiques clés. La révision des prévisions trimestrielles ne doit pas non plus être négligée pour atteindre les objectifs de rentabilité. Des outils de gestion des frais professionnels permettent de suivre les dépenses en temps réel et d'ajuster les budgets de manière proactive.
Ces trois axes constituent ainsi la base essentielle pour réussir la clôture annuelle. Bien sûr, la liste des bonnes pratiques n'est pas exhaustive. Plus tôt la tâche est prise en charge, plus elle sera simple (voire ludique, qui sait ?). Aujourd'hui, de nombreux outils d'automatisation permettent de faciliter le travail, offrant ainsi un gain de temps et de productivité, il n'y a donc plus d'excuse. Alors, prêts pour la clôture ?