Procédures RH dématérialisées, pour ou contre?
Publié par Agathe Cathala le - mis à jour à
Dans un contexte où la dématérialisation des procédures administratives RH est de plus en plus utilisée, qu'en est-il de son application concrète et de l'opinion des salariés ? Quels sont les outils à mettre en place pour l'améliorer ?
La dématérialisation des procédures administratives RH est à la hausse. C'est ce que révèle le sondage* OpinionWay mené pour Althéa. Parmi les documents les plus digitalisés : le bulletin de paie électronique. S'il ne concerne pour l'instant qu'un salarié français sur cinq, ce chiffre tend à s'amplifier : on dénote une augmentation de 87% du nombre de salariés recevant leur bulletin de paie au format électronique entre 2015 et 2018. Cette dématérialisation bénéficie aujourd'hui d'une bonne notoriété auprès des salariés français, qui considèrent son évolution inéluctable.
Ainsi, ceux qui y ont accès s'en déclarent largement satisfaits. Une majorité des salariés français interrogés (58%) déclare avoir déjà entendu parler de la dématérialisation des procédures administratives RH, dont 26% qui affirment savoir exactement de quoi il s'agit. Un pourcentage d'autant plus important que la taille de l'entreprise est grande. Dans cette mesure, plus de quatre salariés sur cinq pense que cette dématérialisation est amenée à se généraliser.
Les principaux outils dématérialisés, à savoir le coffre-fort numérique personnel, la signature électronique des contrats de travail et la transmission de documents, sont majoritairement connus.
Pour autant, si près de 3 salariés sur 5 ont connaissance des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH, seul un faible pourcentage d'entre eux en bénéficie aujourd'hui : en moyenne, seul 1 sur 4 déclare que de telles solutions ont été mises en place dans leur entreprise. A titre d'exemple, ils ne sont que 16% à disposer de la signature électronique des contrats de travail.
Des réactions contradictoires
Si les salariés utilisant ces solutions semblent largement satisfaits, ils ne sont pas tous unanimes. Signature électronique, stockage virtuel de documents et dossiers sont pour une grande majorité vecteur d'innovation, de performance, voire, vecteur d'action positive sur l'environnement. A contrario plus de la moitié considère également que ces solutions peuvent renvoyer l'image d'une entreprise déshumanisée et dépensière.
De la même façon, les salariés y voient des avantages pratiques tel que l'accès à distance, mais aussi des risques liés risques liés à la sécurisation et la garantie de confidentialité des données et à la perte d'information.
Ainsi, les entreprises doivent encore actionner certains leviers pour améliorer le rapport des salariés à la dématérialisation. A commencer par la notion de respect de l'environnement ainsi que la possibilité de gérer ses documents ou demandes à distance. La communication en interne reste essentielle au même titre que le choix d'un fournisseur de confiance.
* Méthodologie : Sondage OpinionWay pour Althéa, en partenariat avec Docaposte, PeopleDoc et Primobox, sur les salariés français et la dématérialisation des procédures administratives RH, réalisé auprès d'un échantillon de 1010 salariés, représentatif de la population salariée française. L'échantillon a été interrogé par questionnaire auto-administré en ligne sur système CAWI (Computer Assisted Web Interview), du 26 novembre au 4 décembre 2018.