Adapter la clôture comptable à la " nouvelle normalité " : le défi qui attend les entreprises
Publié par Lucie Bordelais, Vice-Présidente régionale, BlackLine le - mis à jour à
Les restrictions liées au Covid-19 ont imposé aux entreprises de basculer en télétravail rapidement impactant par la même les méthodes de clôture des comptes. A quelque chose malheur est bon. C'est l'occasion pour les organisations de revoir leur process pour s'adapter à cette nouvelle normalité.
C'est une lapalissade, les mois que nous venons de vivre ont été extrêmement éprouvants, qui ont vu notre ingéniosité, notre résistance et notre capacité d'adaptation mis à l'épreuve. Alors que la plupart des entreprises se sont retrouvées dans l'obligation d'imposer le télétravail à leurs employés, les directeurs financiers, auditeurs et commissaires aux comptes n'ont eu d'autre choix que de remettre en temps et en heure des comptes aussi précis qu'à l'ordinaire. Ces comptes font aujourd'hui l'objet d'une attention particulière, à l'heure où les chefs d'entreprise s'appuient sur leurs équipes financières pour se préparer à la " nouvelle normalité ".
Tandis que les restrictions liées au Covid-19 continuent de s'assouplir, la crainte d'une deuxième vague risque de garder les bureaux - en totalité ou partiellement - vides pendant encore un certain temps. Dans ce contexte, les équipes comptables et financières doivent être en mesure de travailler à distance avec une efficacité optimale - pour aujourd'hui, mais surtout pour l'avenir. Par où commencer ?
Surfer sur la première vague de clôture virtuelle
Selon une récente étude, 44% des professionnels des fonctions comptable et financière estiment que la communication et la collaboration constituent un obstacle au processus de clôture virtuelle. À l'heure où les entreprises prolongent les mesures de télétravail ou commencent à évoluer vers un modèle hybride, il est tout d'abord essentiel de permettre aux membres d'équipes disséminées de travailler ensemble avec une efficacité maximale.
Un grand nombre d'entre nous ont dû s'habituer à jongler entre les différents canaux de communication. Du courrier électronique aux visioconférences en passant par les applications de messagerie instantanée, la communication virtuelle s'est parfois avérée envahissante, et souvent source de distraction. À cet égard, il peut être utile de faire en sorte que les échanges liés au processus de clôture soient associés à une action. L'utilisation d'une solution de gestion des tâches pour affecter une opération donnée à l'un des membres de l'équipe est un moyen de garder tout le monde dans le droit chemin.
Autre obstacle à la collaboration, le " problème de la connaissance institutionnelle ", autrement dit la concentration d'informations primordiales dans l'esprit de certaines personnes. Un phénomène qui risque de s'amplifier, dans la mesure où il est potentiellement plus difficile d'accéder à la personne qui détient et maîtrise les données ou la documentation recherchée. Si ce n'est déjà fait, les fonctions comptable et financière ont intérêt à identifier ces sources de connaissances et envisager de mettre en oeuvre de nouveaux processus ou de nouvelles technologies capables d'améliorer la visibilité et l'accès aux informations.
Vivre avec son temps à l'ère de la nouvelle normalité
La technologie a été de loin le principal catalyseur - même si parfois aussi le principal défi - pour les entreprises ayant virtualisé leur environnement de travail. Malheureusement, nombre d'entre elles ont été contraintes de faire face à leur première clôture virtuelle en s'appuyant sur des processus manuels et des systèmes obsolètes. Des conditions qui rendent ces étapes nettement plus complexes, et doivent conduire ces entreprises à se poser la question du renouvellement de leur environnement logiciel. En d'autres termes, c'est le moment ou jamais pour elles de vivre avec leur temps, et de passer à l'automatisation.
En automatisant les processus de clôture dans le but de les accélérer, les entreprises peuvent effectivement évoluer vers la comptabilité continue, un modèle où l'automatisation, le contrôle et les tâches de fin de période sont intégrés aux opérations quotidiennes. Cette approche permet d'aligner le très strict calendrier comptable sur les autres activités de l'entreprise, donnant à des comptables qualifiés la possibilité de consacrer davantage de temps à des recherches et des analyses, créant ainsi de la valeur pour l'ensemble de l'entreprise.
Réévaluation requise pour les principes de propriété et de responsabilisation des processus
Par nature, les tâches exécutées par les comptables et les missions qu'ils accomplissent doivent afficher une précision à toute épreuve. En outre, tout ce qu'ils font peut être examiné à la loupe et vérifié par leur hiérarchie directe et les commissaires aux comptes, mais également par leur DAF, leur PDG et différents investisseurs. Or, face aux pressions qui caractérisent un monde des affaires où les équipes font face à des délais et des budgets toujours plus serrés, ce concept est quelque peu malmené. A fortiori dans un contexte bouleversé par les nouvelles exigences liées à la pandémie.
S'il faut retenir une leçon des récentes faillites d'entreprises, c'est que la responsabilité est un concept important ; mais dans la réalité, la responsabilité personnelle a des limites. Le processus doit être responsabilisé de bout en bout, de la préparation et de l'examen jusqu'au reporting et, à terme, à l'audit. Sur ce plan également, l'automatisation peut être utile : dans un système automatisé, chaque rôle d'un processus peut accéder à la documentation sous-jacente, ce qui permet de répondre immédiatement aux questions posées et d'utiliser des données cohérentes de bout en bout.
Après plusieurs clôtures virtuelles, de nombreuses entreprises auront trouvé le moyen de répondre aux nouveaux défis soulevés par le télétravail - du moins auront-elles identifié des solutions pour y parvenir rapidement. Il est toutefois important de ne pas oublier que face à un problème donné, l'application d'un correctif plutôt que la modernisation du processus sous-jacent risque de générer d'autres problèmes. Les entreprises qui ont encore recours à des processus manuels doivent réfléchir à la manière d'unifier leurs systèmes, automatiser les tâches répétitives et responsabiliser les employés. C'est ainsi qu'elles parviendront, à terme, à créer une fonction financière plus agile, plus efficace, et mieux armée pour les accompagner et les soutenir au cours de périodes d'incertitude à venir - et il y en aura.
L'auteur : Lucie Bordelais, est Vice-Présidente régionale de BlackLine éditeur spécialisé dans le contrôle financier. Avant de rejoindre BlackLine, Lucie a tenu le rôle de Responsable des Ventes France pour l'éditeur de logiciels financiers CashSolve. Auparavant elle a passé 7 ans chez KPMG dans l'audit financier spécialisé sur les secteurs Technologie, Média et Télécommunications, dont 3 ans aux Etats-Unis où elle a accompagné des sociétés d'édition de logiciel sur des missions d'introduction en bourse et de mise en place de SOX. Lucie détient un DESS de Contrôle de Gestion de Paris IX-Dauphine.