[Tribune libre] Augmenter ses bénéfices en utilisant mieux ses investissements logiciels

Après des investissements massifs dans les SI pour optimiser les processus opérationnels, il s'avère qu'une bonne partie des fonctions ne sont pas utilisées. Or, améliorer l'usage de ses investissements informatiques représente une des façons les plus rapides pour améliorer sa productivité.

Les utilisateurs ignorent plus de 70% des fonctions bureautiques ! C'est certes un lieu commun de le rappeler, mais les utilisateurs ne connaissent pas tout ce qu'ils peuvent faire avec les logiciels informatiques sur lesquels ils ont déjà investis. C'est le cas notamment avec SAP, le leader sur le marché. De multiples facteurs expliquent facilement ce manque de connaissance :

Cet usage limité offre une excellente opportunité d'améliorer la productivité des opérationnels, en limitant les coûts puisque les investissements ont déjà été faits. Améliorer l'usage de 30% à 40% correspond à augmenter le retour sur investissement d'environ 30%.

Améliorer immédiatement la productivité des "cols blancs"

La démarche d'amélioration commence par la mesure de l'usage des fonctions informatiques. De multiples méthodes peuvent être utilisées comme la mesure des transactions utilisées, l'analyse des appels aux centres de support, la diffusion de questionnaires dédiés, etc. En parallèle, la valeur ajoutée des principales fonctions informatiques est analysée. Un rapprochement entre l'usage et la valeur permet d'établir un plan d'action immédiat :

Il ne faut pas hésiter à utiliser plusieurs médias de communication et de formation : Papier, formation en ligne, vidéoconférence, enregistrements vidéo, présentations Powerpoint, tutoriels automatisés, aide en ligne, e-training spécifique, etc... Dans un second temps, ces formations seront organisées en parcours pédagogiques adaptés aux différents postes. Cette capitalisation sera très utile pour les nouveaux embauchés.

Synchroniser l'amélioration des processus et les investissements informatiques

L'objectif essentiel des investissements informatique est d'améliorer les processus opérationnels. Après avoir obtenus les "quick wins" la Direction informatique et les Directions fonctionnelles doivent poursuivre le travail d'optimisation. En particulier, les directions fonctionnelles doivent structurer leurs plans de progrès pour améliorer leur efficacité opérationnelle et identifier les étapes où les investissements informatiques sont nécessaires :

Par exemple, les Directions financières décentralisées peuvent ainsi structurer leurs démarches d'utilisation des processus de gestion, depuis les plus simples jusqu'aux plus complexes.

Ces plans de progrès ont un triple avantage :

Les plans de progrès sont un fantastique outil de pilotage des organisations décentralisées. Ainsi, l'amélioration de l'usage des solutions informatiques et une démarche efficace et porteuse de multiples bénéfices à court et moyen terme pour les utilisateurs, pour l'informatique et pour les différentes fonctions de l'entreprise.