Quels sont les avantages d'un logiciel de facturation ?

Toutes les entreprises sont concernées par la facturation. La plupart d'entre elles utilisent aujourd'hui un logiciel qui leur permet de limiter les erreurs et de gagner un temps précieux. Voici quels sont les avantages de cette option.

Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un outil spécifiquement conçu pour générer des factures correspondant aux normes en vigueur. Il est doté d'un grand nombre de fonctionnalités permettant la création, l'édition et la gestion de documents. Le logiciel peut aussi servir à des tâches telles que la création de devis et la gestion commerciale des activités. Il intègre par ailleurs quelques fonctions des CRM classiques afin d'aider les directeurs d'entreprise et les auto-entrepreneurs à avoir une meilleure appréciation de leurs performances commerciales.

Utiliser un tel logiciel est indispensable pour tous les entrepreneurs qui souhaitent tenir une comptabilité informatisée. Sans lui, il est difficile de produire les pièces nécessaires à la justification de chaque recette perçue par l'entreprise.

Quels sont ses avantages ?

Centraliser le fichier clients

Le premier avantage d'un logiciel de facturation est de permettre la centralisation des fiches clients répertoriant les informations essentielles à propos de ces derniers (adresse, conditions tarifaires négociées, modalités de facturation, taux de TVA à appliquer...). Le logiciel permet aussi d'éviter l'apparition de doublons (pour des clients dont l'appellation est presque identique, mais qui ne sont pas soumis aux mêmes conditions de tarif, par exemple).

Être en conformité avec la loi

La facturation est une tâche régie par des règles complexes et qui sont en constante évolution. Utiliser un logiciel permet donc de créer et d'éditer des factures parfaitement conformes et d'éviter ainsi les sanctions. Il aide notamment à :

- n'oublier aucune des mentions imposées par la législation telles que l'identification des entreprises, le taux de TVA, le taux des pénalités de retard, la date d'émission, le délai de paiement...

- bien numéroter les factures

- ne supprimer aucun document a posteriori

- avoir un système de stockage et de classement efficace

Limiter les risques d'erreur

Grâce à un logiciel, le processus de facturation est automatisé, ce qui permet de calculer et de reporter de nombreuses données sans risque d'erreur en effectuant certaines tâches de manière automatique en référence au fichier clients :

- le report du taux de TVA appliqué au client selon les données mentionnées ;

- l'application d'une remise enregistrée ;

- la mention des adresses des clients telles qu'elles sont enregistrées ;

- le calcul du montant HT dû selon les ventes effectuées, du taux de TVA et du montant TTC.

Le logiciel a également l'avantage de limiter les oublis de facturation en conservant la trace de chaque opération : devis avec date d'acceptation, bon de livraison signé...

A lire : Les terminaux de paiement électronique mobiles !

Mieux suivre les paiements

La grande majorité des logiciels est dotée d'un module qui permet un suivi du paiement des factures. Cette fonction est primordiale, car elle permet de gérer le poste clients de manière automatique, notamment les impayés. Des notifications ou des alertes s'affichent sur l'écran ou sont envoyées dès qu'une créance n'a pas été honorée. Certains logiciels permettent même de relancer le client par mail.

Gagner du temps

Enfin, utiliser un logiciel de facturation fait gagner un temps précieux à l'entreprise qui pourra l'utiliser pour effectuer d'autres tâches plus importantes. Cela est permis grâce à :

- la possibilité de créer des modèles de documents afin d'établir les factures plus rapidement ;

- la transformation rapide des documents (de devis à bon de commande ou de bon de livraison à facture, par exemple) ;

- l'envoi quasi immédiat des documents par voie numérique ;

- la possibilité de verser les sommes des factures automatiquement dans les comptes de l'entreprise grâce à une connexion avec le logiciel de comptabilité.

Sellsy est une société qui a été créée par deux entrepreneurs français dans le but de proposer aux entreprises des solutions digitales simples, efficaces et sécurisées. Elle propose un logiciel de facturation dont les fonctionnalités ont été pensées pour simplifier au maximum le quotidien de ses utilisateurs et leur permettre d'optimiser leur temps. Il offre, en effet, une solution complète pour la gestion d'une entreprise, qu'il s'agisse de la prospection et de la vente, de la facturation et de la sécurisation ou de la prise en charge de la trésorerie.