8 astuces pour (vraiment) garder le contrôle sur les dépenses des salariés - par Fabien Dawidowicz (DAF chez Spendesk)

A mon arrivée chez Spendesk, début 2019, nous étions 80. En décembre 2020, nous sommes plus de 250 répartis dans 4 pays. Il a donc fallu s'adapter pour faire face à cette hyper-croissance, tout en la préservant.

Si l'on s'en remet à la définition même du dictionnaire, une dépense c'est un montant dépensé dans le but d'obtenir un bénéfice futur. Il faut donc avant toute chose, s'assurer que chaque sortie d'argent est nécessaire, mais également parfaitement identifiée et suivie.

Pour être tout à fait transparent, j'avoue que ce n'était pas toujours le cas dans mes précédentes entreprises, les surprises de fin de mois ont même été très nombreuses...

Désormais, et avec l'aide de mon équipe de choc, nos clôtures comptables sont cadrées et réalisées dans un temps record (J+4 en moyenne chaque mois).

Voici 8 bonnes pratiques pour gagner en efficacité sur la gestion des dépenses des collaborateurs, mais aussi sur vos clôtures.

1. Listez vos moyens de paiement

Dans la plupart des entreprises, il y a la carte du président, voire une ou deux autres.

Ensuite, il y a des factures fournisseurs, virements automatiques, notes et avances de frais; parfois même des fonds de caisse !

Pour ne rien manquer, listez l'intégralité des dépenses possibles et identifiez le moyen de paiement utilisé dans chaque cas.

2. Identifiez les risques

La carte bancaire

Si on reprend l'exemple de la carte bancaire du président : elle va passer de mains en mains, et l'équipe finance va perdre un temps fou à collecter les justificatifs, identifier les dépenses, etc.

Plus grave encore, les risques de fraudes, vols ou pertes de carte(s). Et là ce sont des heures passées au téléphone avec votre banque pour débloquer la carte, en commander une nouvelle, déposer plainte...

Les notes de frais

Alors à quoi bon donner une carte bancaire à des collaborateurs vu tous les risques et contraintes. Il y a les notes de frais ! C'est plus simple et au moins vous gardez le contrôle.

Certes, mais ni les salariés, ni votre comptable n'aiment faire et traiter les notes de frais. Mieux vaut responsabiliser et contrôler les collaborateurs que leur faire perdre du temps dans l'atteinte de leurs objectifs.

Sans parler des potentiels employés mal intentionnés qui demanderaient un remboursement supérieur au montant dépensé ...

Les factures

Côté factures, si elles ne sont pas traitées en temps et en heure, quelle relation établissez-vous avec vos fournisseurs ? Comment demander le meilleur si vous ne fournissez pas la reconnaissance suffisante en les payant à temps ? Quid d'éventuelles majorations de paiement ?

Bref, beaucoup de frustrations et de stress, pour toute l'entreprise. Sans parler de la perte financière attribuée au traitement de tout cela !

3. Adaptez-vous à vos collaborateurs

Avant de prendre des mesures radicales, de mettre en place de nouveaux processus, n'oubliez pas : pensez à vos collaborateurs.

C'est aujourd'hui ce qui différencie une entreprise lambda d'une entreprise performante. Le bien-être au travail passe aussi par des processus adaptés et responsabilisants. Vos collaborateurs sont avant tout des professionnels en quête d'un objectif.

4. Définissez une politique de dépenses claire et efficace

En gardant cela à l'esprit, il est temps (si ce n'est déjà fait) d' établir une politique de dépenses claire et surtout connue de tous.

Elle doit être simple et répondre aux questions usuelles des collaborateurs en matière de dépenses dans l'entreprise. Elle établit des plafonds et règles de supervision pour tout type de dépenses possible, mais aussi des sanctions en cas de non-respect.

Évidemment elle respecte aussi les obligations administratives et fiscales.

5. Pensez dépenses au bureau, en déplacement et en télétravail

Depuis 2020, notre organisation classique du travail a changé et il faut, avec elle, changer nos routines et habitudes. Par exemple pour gérer les dépenses professionnelles. Vous ne pouvez pas simplement envoyer par mail les coordonnées de la carte de l'entreprise.

Où qu'ils se trouvent, les employés ont besoin de processus adaptés.

Pour plus de simplicité, utilisez un outil de gestion des dépenses. Vous profiterez ainsi d'un bien meilleur contrôle et vos employés de moyens de paiement adaptés et sécurisés .

6. Automatisez ce qui peut l'être

Finis les lourds fichiers Excel pour gérer toutes les dépenses. Des solutions plus modernes, adaptées et sécurisées existent.

Faites confiance à l'IA, parce qu'automatiser c'est aussi gagner du temps pour se concentrer sur des sujets importants. C'est aussi faire des économies (avez-vous déjà calculé le coût que représente le temps que vous passez sur des tâches répétitives à faible valeur ?).

De notre côté, nous utilisons évidemment Spendesk, un outil puissant et scalable. Il nous fait gagner un temps précieux (de l'ordre de 15-20% du temps de comptable chaque mois) et nous garantit sérénité au quotidien et en période de clôture.

7. Suivez, analysez et faites des estimations

Ces outils modernes sont aussi de supers alliés lorsqu'il s'agit de faire des reporting financiers . Les données sont précises, exhaustives et justes, ce qui permet une analyse pertinente et donc une prise de décisions appuyée sur la data la plus adaptée.

Vous serez assurés d'accompagner votre entreprise dans toutes les étapes de sa vie, en croissance comme en période de crise, et profiterez ainsi d'un réel avantage concurrentiel.

8. Soyez à l'écoute et optimisez

La situation actuelle nous le montre : ce que vous avez mis en place hier n'est plus efficace aujourd'hui.

Alors dès aujourd'hui réfléchissez à demain : restez à l'écoute, optimisez et favorisez la flexibilité !

Pour justement rester à l'écoute et partager avec mes pairs, je suis membre de CFO Connect , un réseau de plus de 5000 décideurs financiers à travers le monde. Dès que je me pose une question, j'y trouve la réponse et je n'hésite pas à partager mon expérience lorsque je le peux !