Récupération de TVA, n'oubliez pas les notes de frais !

En cette période où chaque entreprise essaie de soigner sa trésorerie, de petites actions jusqu'alors négligées peuvent faire la différence, c'est le cas de la récupération de TVA sur les frais professionnels.

Beaucoup baissent les bras face aux démarches manuelles, fastidieuses et complexes, que représente la récupération de TVA sur les notes de frais. Nous allons essayer de mieux comprendre les bonnes pratiques en matière de récupération de TVA grâce à l'apport de la technologie. La récupération de TVA est un sujet qui fait appel à trois expertises bien distinctes.

La première expertise doit être fiscale. Les évolutions perpétuelles des règles et directives obligent désormais les différents acteurs à maintenir une cellule de veille active et connaitre ainsi chaque cas d'application ; concrètement cela peut se traduire par plusieurs milliers de règles évolutives dont les champs d'applications doivent être maîtrisés.

La seconde doit être locale. Chaque autorité a sa façon informelle de fonctionner, et les échanges ont toujours lieu dans la langue locale. Nous parlons ici d'une cinquantaine de pays concernés si l'on veut récupérer l'intégralité du potentiel de remboursement de TVA.

La troisième doit être technologique. Le temps du traitement manuel (tri, photocopies des cartons de factures) est bel et bien révolu. Seule la technologie permet de s'affranchir des erreurs de saisie et respecter la conformité nécessaire à une récupération de TVA optimale.

De nombreuses entreprises baissent les bras face à des démarches manuelles fastidieuses, complexes, source d'erreurs, et ne s'intéressent que très peu à la récupération de TVA sur les Notes de Frais. Cette source d'économie est encore jugée peu rentable, mal maitrisée, et son potentiel réel est souvent ignoré.

Ce potentiel est pourtant bien tangible avec une économie reconnue de 4% sur le montant des notes de frais. Ainsi une société qui rembourse 2 millions d'euros de notes de frais peut-elle s'attendre à une économie potentielle de 60 000 à 80 000€ par an, à condition que ces notes de frais soient " conformes " aux yeux des autorités fiscales compétentes. A cette économie s'ajoute un gain significatif en visibilité, conformité et gouvernance.

C'est une approche technologique Saas aboutie qui permet d'optimiser l'exécution d'un processus, jusque-là manuel et fastidieux, en permettant :

· D'automatiser l'ensemble des démarches de récupération de TVA.

· De donner une visibilité totale sur l'ensemble du processus que la TVA soit domestique ou étrangère.

· De s'adapter aux organisations des entreprises clientes, que ces dernières utilisent encore du papier ou une solution de gestion de notes de frais avancée comme Traveldoo.

· De mettre à la disposition des entreprises un tableau de Bord dynamique (visualisation en temps réel des montants récupérables, réclamés, remboursés ou disqualifiés).

Nous pouvons en conclure que la récupération de TVA fait donc partie des nombreuses missions sur lesquelles l'introduction de la technologie et l'automatisation modifient significativement le quotidien des fonctions impliquées dans l'optimisation des processus T&E (directions fiscales, comptables et financières, ...). Une activité lucrative dans cette période où chacun essaie d'accroître sa trésorerie face aux impacts de la crise du Covid-19.

L'outil Traveldoo Expense de gestion des dépenses professionnelles est facile à utiliser et permet de rapprocher les flux de commandes et les flux de dépenses ou de paiements, de traiter le remboursement des notes de frais aux collaborateurs selon les règles de votre entreprise et de préparer la récupération de la TVA sans complication et de manière automatisée.

Il serait dommage de laisser de côté cette source d'économie, la TVA n'était pas la seule source d'économies en ce qui concerne la gestion des frais professionnels. La dématérialisation et l'automatisation sont la clé qui vous permettra d'aller vers des process zéro papier, d'adopter une gestion des notes de frais 100% digitale et de vous donner une visibilité totale sur vos dépenses.

Si vous êtes intéressés par la gestion des dépenses professionnelles, n'hésitez à tester gratuitement notre solution durant 8 jours !