Gestion de créances et relation client, une subtile équation

25% des défaillances d'entreprises ont pour cause des retards de paiement ou des impayés. La crise sanitaire et économique que nous vivons risque d'accentuer les retards. Voici quelques conseils pour éviter que la gestion de créances ne prenne le pas sur votre coeur de métier.

Instaurer une bonne relation commerciale constitue un préalable indispensable. Plus vous êtes en lien étroit avec vos clients, plus vous initiez une relation de confiance et mieux vous saurez vous adapter aux circonstances.

Dès le départ, il est absolument nécessaire de connaître la santé financière de votre client. Il existe pour cela des sources d'information publiques qui vous permettront d'obtenir une carte d'identité de l'entreprise mais aussi l'historique des derniers chiffres d'affaires, voire même de savoir si l'entreprise est sous le coup d'une procédure collective. Ces informations vous permettront d'évaluer le risque et d'adapter votre politique de crédit.

La rédaction des conditions générales de vente est le second point à ne pas négliger. Des clauses peuvent être insérées sur les conditions de règlement pour limiter le risque d'impayé.

La troisième règle est d'assurer un suivi régulier et rigoureux des encaissements au moyen d'outils performants et de mettre en place un système d'alertes. En effet, il ne faut pas considérer le client défaillant comme un mauvais client. Les principales causes de retard de paiement ne sont pas toujours liées à une insolvabilité et ne remettent pas nécessairement en cause la suite de la relation commerciale. Un impayé peut être dû à :

Un problème de trésorerie temporaire

L'optimisation des délais de paiement dans une optique de gestion du BFR

Un litige quant à l'exécution de la prestation

Une problématique administrative : désaccord sur le montant, adresse inconnue...

Dès qu'une alerte vous indique un retard, prenez contact avec votre client pour trouver un moyen de solutionner la situation. Un client se sentant écouté dans une période difficile, sera par la suite plus enclin à maintenir la relation dans le temps. Etre en mesure d'identifier les raisons du non-paiement vous fera gagner beaucoup de temps et contribuera certainement à éviter le déclenchement d'une procédure judiciaire longue et coûteuse.

En dépit de ces dispositions, si l'impayé est là et vous met dans une situation de recouvrement, plusieurs solutions sont envisageables :

Utiliser des logiciels de facturation et de relance qui permettent d'automatiser les relances et suivre précisément l'évolution des paiements.

Assurer une relance amiable avec proposition de solutions concrètes comme un échéancier de paiement pour débloquer la situation.

Passer par un professionnel de la relation financière pour relancer en votre nom, vos clients, afin d'agir au plus vite tout en vous faisant gagner du temps que vous pourrez consacrer à votre métier.

Passer par un professionnel qui assurera le recouvrement, à l'amiable tout en rationalisant les échanges avec votre client.

Ces solutions doivent être activées selon le profil de vos clients et l'état de la relation mais elles peuvent aussi être mixées. Il n'est pas obligatoire d'en privilégier une au détriment des autres. L'essentiel est d'avoir toujours en tête de préserver la relation future avec votre client.

Pour répondre à ce double objectif d'optimisation de la trésorerie et de préservation de la relation client, Intrum propose sa solution Intrum Access, ou la mise à disposition d'une équipe dédiée, spécialisée dans la relance commerciale au nom de l'entreprise partenaire pour accélérer le paiement des factures en retard et identifier les éventuels freins qu'il s'agisse de litiges ou de réclamations diverses, dans le respect de la qualité de la relation client. En complément de l'équipe dédiée, la solution comprend l'analyse de la balance âgée et la mise sous surveillance des comptes clients pour une meilleure anticipation des situations à risque. " Avec Intrum Access, sur certains secteurs, nos clients ont constaté une réduction de 40% de leurs retards de paiement. " Fabien Accault, responsable des ventes BtoB chez Intrum France.

Pour en savoir plus sur cette solution, cliquez ici