Frais de déplacement : comment les intégrer au résultat fiscal de l'entreprise

La déduction des frais professionnels constitue un levier important d'optimisation fiscale pour les entreprises. Parmi eux, les frais de déplacement peuvent, sous certaines conditions, être soustraits du résultat imposable. Quels frais sont concernés ? À quelles règles doivent-ils obéir ? Et quelles méthodes utiliser pour les intégrer correctement en comptabilité ? Explications.

La déduction des frais de déplacement du résultat fiscal permet de réduire la base imposable de l'entreprise tout en reflétant fidèlement la réalité des charges supportées. Pour en bénéficier pleinement, il convient de respecter un cadre strict, tant sur le fond (nature des frais) que sur la forme (justification, comptabilisation, méthode de calcul). Une gestion rigoureuse de ces dépenses est donc essentielle pour les directions financières, soucieuses de sécuriser leur fiscalité tout en optimisant les résultats.

Quels sont les frais de déplacement déductibles ?

Les frais de déplacement déductibles se répartissent en deux grandes catégories :

- Les frais de transport du personnel

- Les frais de voyage et de déplacement engagés pour l'entreprise par les salariés, les gérants, les associés ou l'exploitant individuel

Cependant, les entreprises relevant du régime micro-BIC ou micro-BNC ne peuvent pas bénéficier de cette déduction, car elles profitent déjà d'un abattement forfaitaire global couvrant les frais professionnels.

Quelles conditions doivent être remplies ?

Pour être fiscalement déductibles, les frais de déplacement doivent remplir un ensemble de critères stricts. Il faut qu'ils soient engagés dans l'intérêt direct de l'entreprise, en cohérence avec l'objet social, ne pas être excessifs ou fictifs, entraîner une diminution réelle de l'actif net de l'entreprise, être comptabilisés en charge sur l'exercice correspondant, avoir été effectivement acquittés et être justifiés par des pièces probantes (factures, notes de frais, quittances, etc.)

Ces critères s'appliquent à toutes les dépenses, qu'il s'agisse d'un billet de train, d'une location de véhicule, ou des frais liés à l'usage d'un véhicule personnel.

Quelles dépenses sont concernées ?

Parmi les frais de déplacement potentiellement déductibles, on peut citer :

- Les déplacements professionnels réguliers ou ponctuels

- Les trajets domicile-lieu de travail (dans la limite de 40 kilomètres)

- Les dépenses liées à un véhicule d'entreprise (assurance, entretien, carburant, location)

- L'usage d'un véhicule personnel pour les besoins de l'activité professionnelle

Quelles méthodes de calcul privilégier ?

La méthode des frais réels est celle de référence. L'entreprise déclare le montant exact des frais engagés, ligne par ligne, dans ses charges. Cette méthode exige une bonne organisation comptable et la conservation de toutes les pièces justificatives.

Dans le cas de l'usage d'un véhicule personnel, seule la part liée à l'activité professionnelle peut être déduite. Cette proportion est calculée en fonction du kilométrage professionnel rapporté au kilométrage total.

Le barème fiscal des frais de carburant

Ce barème est destiné aux entrepreneurs individuels relevant du régime simplifié et ayant opté pour la comptabilité super-simplifiée. Il permet de déterminer, selon la puissance fiscale du véhicule et le type de carburant, un coût moyen au kilomètre.

Par exemple, pour un véhicule diesel de 4 CV ayant parcouru 10 000 km en 2024 dans le cadre de l'activité, la dépense déductible s'élève à 940 euros (10 000 x 0,094 euro/km selon le barème).

Ce barème peut également s'appliquer à certains véhicules en location ou en crédit-bail, sous conditions, pour les contribuables déclarant des bénéfices non commerciaux (BNC).

Le barème kilométrique

Les professionnels relevant du régime BNC peuvent aussi choisir le barème kilométrique officiel. Celui-ci permet de calculer forfaitairement les frais en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue à titre professionnel. Il concerne les véhicules personnels, ceux pris en location (pour plus de trois mois) ou en crédit-bail. À noter, une majoration de 20 % est applicable pour les véhicules électriques.

Points de vigilance pour les DAF

- Assurez-vous que tous les frais engagés sont liés à une gestion normale de l'entreprise ;

- Conservez systématiquement les justificatifs nécessaires en cas de contrôle fiscal ;

- Veillez à la cohérence des méthodes choisies avec votre régime fiscal et votre organisation comptable ;

- Faites régulièrement le point avec votre expert-comptable pour identifier les options les plus pertinentes selon l'évolution de votre activité.

Source : Bercy