Comment bien appréhender un contrôle Urssaf ?

Faisant partie de la vie de chaque entreprise, le contrôle Urssaf vise à vérifier le bon paiement des cotisations sociales. Le point avec Elodie Moroy, avocate associée au sein du cabinet Fidal, qui nous expose les nouveautés en la matière ainsi que les bonnes pratiques.

>Toute entreprise peut être soumise tôt ou tard à un contrôle Urssaf. Quels sont les éléments déclencheurs ?

Il peut s'agir d'une sélection aléatoire ou d'un contrôle chez une entreprise dont l'ancienneté du contrôle remonte à trois ou quatre ans. Dans ce cas, cette dernière est sur la liste de l'Urssaf. Depuis peu, l'intelligence artificielle est également utilisée par l'Urssaf, ce qui lui permet, par analyse combinatoire de différents points, de détecter des secteurs à risque ou des entreprises avec un historique particulier.

>Quelles sont les nouveautés législatives en matière de contrôle Urssaf ?

L'entrée en vigueur du bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) en 2021 a permis l'opposabilité des circulaires par ce biais. Dans ce cadre, une vingtaine de circulaires ont été abrogées au démarrage et le BOSS continue d'être alimenté au fur et à mesure. La difficulté est que le BOSS est opposable à l'entreprise et que des modifications interviennent régulièrement sans que les entreprises ne soient notifiées. Cela va plutôt dans le sens d'une réduction des possibilités d'exonérations de cotisations.

>Lorsqu'une entreprise est avertie d'un contrôle Urssaf, quelles sont les bonnes pratiques à adopter ?

En amont du contrôle, nous conseillons à nos clients de monter un groupe projet avec différentes fonctions de l'entreprise (service RH, paye, comptabilité et finance) et de désigner un interlocuteur unique, qui sera en charge de communiquer avec le contrôleur de l'Urssaf. Il faut lui fournir des informations claires et bien préparer sa venue en vérifiant les éventuels précédents échanges avec l'Urssaf et les rescrits.

Le groupe projet doit aussi réfléchir au classement des documents qui vont être fournis au contrôleur et déterminer un endroit stratégique où il sera accueilli durant la durée du contrôle. Il faut qu'il puisse réaliser correctement sa mission sans pour autant lui confier toutes les clés de l'entreprise.

Il faut aussi penser à exploiter le fichier des écritures comptables (FEC) qui est obligatoire dès lors que l'entreprise, quel que soit son effectif, tient sa comptabilité au moyen d'un système informatisé et qu'elle entre dans le champ d'application des impôts commerciaux. Ce document numérique, imposé par le fisc, constitue maintenant un outil de contrôle pour l'Urssaf et les entreprises qui n'en ont pas peuvent être soumises à une amende fiscale.

>Quels sont les points de vigilance à avoir durant et après le contrôle ?

Nous recommandons de lister tous les documents qui vont être remis au fur et à mesure à l'inspecteur de l'Urssaf durant le contrôle. L'agent a le droit d'emporter des copies de documents ou de copier des documents sur clé USB. En revanche, il ne peut pas exiger l'envoi de documents par email, demander des documents à des tiers, réclamer des documents inutiles au contrôle ou emporter des documents originaux sans accord de la personne concernée.

Lorsque l'entreprise reçoit la lettre d'observation, il est important de vérifier la période contrôlée, le délai entre l'avis et le début du contrôle, les pièces emportées dans le cadre du contrôle et si le délai de réponse du cotisant a bien été indiqué. L'entreprise n'est pas obligée de répondre mais nous conseillons de le faire car en cas de non réponse, elle n'aura pas les mêmes recours.

Lorsque l'entreprise reçoit la mise en demeure de l'Urssaf, il convient notamment de vérifier la période et les montants dus. Nous conseillons de payer les sommes demandées à titre conservatoire, même en cas de recours, afin d'éviter les majorations.

>Quels sont les principaux motifs de régularisation d'un contrôle fiscal ?

Le principal motif de régularisation sont les rémunérations non soumises à cotisations sociales (notamment les gratifications, les frais non justifiés, les indemnités des salariés, etc.). D'autres thèmes sont également "à la mode" comme la réduction patronale de cotisations patronales (Fillon), la CSG - CRDS, les frais professionnels ou encore les cotisations de retraite prévoyance.