Extrait Kbis : un document encore indispensable à l'heure de la simplification administrative ?
Publié par Pole Societes le - mis à jour à
Alors que la dématérialisation des démarches devient la norme, la question de l'utilité de certains documents officiels se pose avec acuité. L'extrait Kbis, souvent qualifié de carte d'identité légale des entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés, demeure l'un des justificatifs les plus sollicités dans les relations entre entreprises, et entre entreprises et administrations. Pourtant, à la faveur de plusieurs réformes récentes, son usage est appelé à évoluer, notamment dans le cadre de la politique de simplification administrative portée par l'État.
C'est notamment la loi pour un État au service d'une société de confiance (ESSOC) du 10 août 2018 (n° 2018-727) qui amorce un tournant en posant le principe selon lequel les usagers n'ont plus à fournir à l'administration des documents que cette dernière est en mesure de se procurer elle-même. Ce principe a été décliné dans le décret n° 2021-300 du 18 mars 2021, instaurant l'accès direct aux données du RCS par les administrations.
Malgré ces avancées, dans la pratique, l'extrait Kbis reste toutefois un incontournable dans de nombreuses démarches administratives et commerciales.
Un document juridique central, toujours requis dans de nombreux cas
L'extrait Kbis constitue le seul document officiel attestant de l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il résulte de l'immatriculation au RCS, régie par les articles L123-1 et suivants et R123-1 et suivants du Code de commerce. Il récapitule des éléments essentiels : dénomination sociale, forme juridique, adresse du siège social, identité des dirigeants, capital social, activités exercées, numéro SIREN, greffe d'immatriculation, etc.
Il est requis pour :
En parallèle, plusieurs textes imposent aux organismes publics de ne plus demander aux usagers des documents accessibles via les réseaux administratifs, notamment dans le cadre du principe "Dites-le-nous une fois" du décret n° 2021-300.
Quelles entités sont concernées par le Kbis ?
L'extrait Kbis concerne toutes les personnes morales de droit privé à caractère commercial immatriculées au RCS :
Les professions libérales, les auto-entrepreneurs exerçant une activité non commerciale, et les artisans sont inscrits à d'autres registres (URSSAF, CMA) et disposent d'attestations INSEE ou D1, mais non de Kbis.
Renouvellement, validité et obtention : les modalités pratiques
Contrairement à certains documents administratifs, l'extrait Kbis n'a pas de durée de validité légale. Toutefois, une version de moins de 3 mois est exigée dans la majorité des procédures, en vertu des usages et de certaines obligations réglementaires implicites, notamment en matière de commande publique et de relations contractuelles.
Le document Kbis peut être obtenu :
A noter que les tarifs peuvent varier fortement en fonction de la manière dont vous procédez pour obtenir votre document.
Accompagnement recommandé : sécuriser la gestion juridique et administrative
Si la commande d'un extrait Kbis en elle-même est une formalité aisée, la gestion de l'immatriculation (modifications statutaires, transfert de siège, changements de dirigeants, augmentation de capital...) requiert rigueur, expertise et réactivité.
Les directions administratives et financières ont tout intérêt à :
Dans les opérations sensibles (fusion, cession, restructuration), l'accompagnement par un avocat en droit des sociétés est vivement recommandé.
Une simplification administrative progressive, mais encore incomplète
Malgré l'entrée en vigueur du guichet unique électronique des formalités d'entreprises (géré par l'INPI) depuis le 1er janvier 2023, et l'ouverture des données publiques via data.inpi.fr, la réalité du terrain montre une inertie persistante : nombre d'interlocuteurs - y compris publics - continuent d'exiger le Kbis.
Si le cadre réglementaire évolue, les pratiques n'ont pas encore totalement basculé dans l'ère post-Kbis. Pour les professionnels de la gestion, la vigilance demeure de mise.