Le digital à la rescousse de la gestion des impératifs RSE

Les politiques RSE orientent de nombreuses décisions en entreprise et agrandissent le périmètre de prérogatives des directions financières. Zoom sur ces nouvelles missions et sur les solutions pour les assumer en toute sérénité.

La directive européenne CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) proposée en avril 2021 marque un tournant dans le devoir de responsabilité des entreprises. Dès 2023, des milliers d'entre elles seront soumises à de nouvelles obligations parmi lesquelles la réalisation de bilan carbone et l'édition de reporting extra-financiers. « Il s'agit de faire preuve d'exemplarité sur différents critères comme l'anticorruption, la préservation environnementale, le soutien au développement durable. L'application des politiques RSE devient centrale au sein des directions financières et font évoluer très rapidement cette fonction », constate Anthony Osmar, expert avant-vente chez SAP Concur.

Les prises de décisions ont un impact fort sur certaines catégories de dépenses comme le voyage d'affaires où le recours à l'aérien, un des grands responsables des émissions de CO2, est au coeur des échanges. Les outils de gestion des notes de frais et des déplacements professionnels s'adaptent en conséquence. « Notre outil digital transforme des itinéraires en équivalent CO2. Bon nombre d'entreprises ont déjà des objectifs environnementaux chiffrés, poussées par les exigences des investisseurs. Nous mettons en place des règles de fonctionnement, des conseils, et suggérons plutôt le train que l'avion dans les moyens de transport. Nous apportons aussi des solutions de compensation carbone, lorsque les choix impliquent des émissions de CO2 importantes impossibles à contourner », explique Anthony Osmar. La recherche du meilleur prix est moins prépondérante : « une offre plus impactante en termes d'objectifs RSE sera privilégiée », illustre-t-il.

Vers une maîtrise fine des dépenses et des flux

Les gains de transparence et la réduction de la fraude aux notes de frais s'inscrivent pleinement dans la mise en application du nouveau cadre réglementaire. Les dépenses des collaborateurs en déplacement sont assujetties aux lois locales. Pour exemple, le logiciel de notes de frais et de gestion des voyages d'affaires SAP Concur intègre les spécificités de chaque pays. En cas de paiement avec une carte corporate, les données sont intégrées automatiquement au système d'information de l'entreprise via le flux bancaire. Celles-ci sont certifiées et en conformité.

La direction financière, qui est garante de la validité d'une note de frais, bénéficie ainsi de l'appui de la technologie pour la lecture digitalisée des reçus et les vérifications, ligne par ligne. « Il en ressort un gain de temps considérable, puisque les seules interventions humaines vont concerner la correction d'anomalies et non plus leur recherche. Ainsi par exemple, si un collaborateur qui passe beaucoup de temps au téléphone décide d'acheter des Earpods sans passer par le département IT, la lecture approfondie du reçu de caisse après soumission détectera alors le mot « Earpods » et identifiera cette ligne comme à risque si tel a été le choix de configuration du client», indique Anthony Osmar.

L'apport des fonctionnalités innovantes profite aussi à la gestion de la TVA. « Nous mettons à disposition une technologie de récupération domestique et internationale de la TVA, intégrée à notre solution. Là encore, le gain est important en temps, en simplicité et en conformité puisque les obligations en la matière sont gérées automatiquement », poursuit-il.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Intégrez le développement durable à votre programme de voyage, visez des voyages d'affaires durables.