Facturation électronique : Comment capitaliser sur la réforme pour accélérer la comptabilisation des factures ?

Avec la réforme sur la facturation électronique qui sera effective le 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises (en réception de facture) , la perspective de gains est réelle pour les directions financières. Parmi eux, l'accélération du processus de traitement des factures.

La réforme sur la facturation électronique interroge beaucoup de directions d'entreprises. Elle va à juste titre modifier considérablement le paysage des flux de facturation en France, tout en restant néanmoins un sujet de gestion métier et technique de flux. Elle va ainsi permettre d'augmenter l'efficacité des services comptables puisque l'ensemble des entreprises vont devoir se conformer à ce nouveau format de facturation électronique, « Il s'agit de mettre tout le monde sur les mêmes rails et cette réforme va y contribuer. Même si certaines entreprises échangent déjà des factures EDI, la généralisation de la facture électronique aurait été quasiment impossible sans cette décision centralisée. », précise Romain Chauvet, Director of EMEA Product Value chez Corcentric. De nouveaux rails pour une nouvelle vitesse en somme.

Une facture obtenue plus rapidement

Le temps passé par la fonction comptable à la gestion des factures non conformes peut être considérable. En général, le service comptabilité déplore et regrette la mauvaise qualité des bons de commande émis par les acheteurs. Une mauvaise qualité qui engendre trop souvent, non seulement du temps perdu dans la recherche de la bonne information, mais surtout des retards de paiement (ou des escomptes pour paiements anticipés manqués). Un constat qui a le don de mécontenter également les fournisseurs. Mais les relations tendent à se pacifier. À fortiori par la nouvelle réforme et par l'emploi de nouveaux logiciels achats et de solutions de facturation électronique. L'objectif ? Disposer plus rapidement des factures. L'automatisation de certaines tâches réduit le risque d'erreur et induit également une meilleure disponibilité des acheteurs pour du travail collaboratif.

Maximiser le taux de réconciliation automatique grâce à la réconciliation à la ligne

Lorsqu'une facture est saisie, seuls les entêtes et pieds de page sont généralement pris en compte. Cela permet une réconciliation automatique lorsque la facture correspond exactement à la commande. Or, dans le cas de la facturation partielle souvent saisie manuellement, l'utilisation des lignes de facture électronique va permettre une réconciliation automatique, augmentant ainsi le taux de factures rapprochées automatiquement appelé aussi le "No touch invoice". Tout cela nécessite la mise en place en amont d'une solution e-procurement de dématérialisation des commandes. « Pour beaucoup de flux, il n'y a plus d'intervenant dans le process de comptabilisation de la facture. La facture entre toute seule dans le système, les données sont extraites automatiquement, la réconciliation avec la commande se fait aussi automatiquement et in fine, les tâches de comptabilisation sont transparentes pour l'équipe Compta », explique Romain Chauvet. Cette partie de dématérialisation sous-entend de saisir les commandes en amont dans une solution d'e-procurement.

Flexibilité et souplesse du Dynamic Discounting

Le principe du Dynamic Discounting est assez simple. Pour une entreprise, il s'agit de proposer à l'ensemble de ses fournisseurs un paiement accéléré des factures approuvées en échange d'un escompte. « Une fois la facture traitée et réconciliée, la plate-forme va automatiquement transmettre la proposition d'escompte du fournisseur aux décideurs financiers. Grace au passage à la facture électronique, au moment où le fournisseur "clique sur le bouton" pour générer sa facture, le client peut la recevoir dans son système quelques minutes plus tard, le délai de paiement est donc sécurisé à 100 % (avec des pénalités de paiement qui n'existent plus) ». Le Dynamic Discounting (ou escompte dynamique) prend alors tout son sens puisque la remise sur paiement anticipé est envisageable. « Côté fournisseur, il est souvent intéressant de pouvoir être payé plus rapidement, et côté client il est parfois acceptable d'anticiper un paiement en échange d'une remise supplémentaire de quelques pourcents ! L'idée est également de pouvoir mettre en place des solutions (de type Corcentric, éditeur d'une suite complète Source-to-Pay) où la direction financière va pouvoir jouer sur ce Dynamic Discounting, en fonction des périodes de l'année pour gérer son fonds de roulement », conclut Romain Chauvet.

Pour en savoir plus sur les dernières mises-à-jour de la réforme et les opportunités qui en découlent, n'hésitez pas à visionner le replay de notre webinar dédié !