Pitney Bowes met la dématérialisation de factures à la portée des PME

Les grands comptes ne sont pas les seuls concernés par la dématérialisation des factures. Les PME aussi ont tout à y gagner. Pitney Bowes propose justement deux solutions : l’une pour la gestion et l’envoi des factures sortantes, l’autre pour la réception et l’intégration des factures entrantes.

La gestion des factures sortantes pose un réel problème depuis des années aux organisations. Pour beaucoup, il s’agit, en effet, d’un traitement encore manuel et chronophage.

Mais depuis la mise à disposition pour les fournisseurs du secteur public de la plateforme Chorus Pro, les organisations pensent de plus en plus à dématérialiser les factures sortantes, soit en PDF signé, soit en EDI, soit avec une piste d’audit fiable. Et ce, tout en continuant à proposer des envois papiers à leurs partenaires qui ne sont pas équipés ou pas prêts. « Tout l’enjeu de la facture, c’est de faire selon les préférences du client final afin qu’elle soit payée le plus rapidement possible », souligne Pascale Duclos, Directrice des Ventes, Solutions Soft - SMB Mailing Solutions - Pitney Bowes.

 

Relay : le hub de communication multicanal

Avec le Hub de Communication Relay, Pitney Bowes propose une solution matérielle et logicielle complète assurant la distribution des factures sortantes selon les préférences de chaque client. Véritable hub de communication, Relay permet de traiter les factures par lots, d’appliquer certains traitements (comme par exemple d’ajouter des fonds de page, des visuels, des codes-barres, des CGV, de regrouper des factures

ayant le même destinataire, de générer du recto-verso, etc.) et d’assurer leur distribution afin qu’elles soient traitées automatiquement en fonction du canal de destination (Chorus, envoi par email, envoi physique, externalisation, etc.). Relay permet ainsi de rationaliser le temps de traitement et de sécuriser les envois. C’est le principal ROI de la solution.

 

Une solution taillée pour les PME

Relay s’adresse aux PME dont les flux oscillent entre 2 000 et 10 000 factures par mois. « Nous avons développé des interfaces simples grâce auxquelles l’utilisateur peut être totalement indépendant pour déposer son lot de factures et suivre leur cycle de vie grâce à des outils de reporting, ajoute Pascale Duclos. Il sait donc quand la facture a été remise à La Poste, quand elle a été payée dans Chorus Pro, quand elle a été délivrée par email, etc. ».

 

Externalisez vos envois physiques

Pitney Bowes peut aussi prendre en charge le flux de factures physiques des PME. Celles-ci n’ont donc qu’à envoyer leurs factures par voie numérique à Pitney Bowes, afin que celui-ci les imprime, les mette sous pli et les envoie aux destinataires par voie postale. « Nous leur faisons ainsi profiter de tarifs postaux plus avantageux », précise Pascale Duclos.

 

Factures entrantes : il est temps d’automatiser

Pour les factures entrantes, Pitney Bowes propose la solution PB Factures qui permet d’automatiser la gestion des factures arrivant au format papier ou au format électronique. PB Factures assure l’extraction des données essentielles de la facture (nom du fournisseur, montant HT, TVA, code affaires, etc.)

et génère une image de la facture. Celle-ci est alors automatiquement versée dans la GED qui l’identifie et l’inscrit dans un circuit d’approbation en vue de son paiement. Quant aux données extraites lors de la numérisation de la facture papier ou de la réception par voie électronique, elles sont automatiquement intégrées dans l’ERP. PB Factures s’intègre aisément aux principaux progiciels de gestion du marché.

 

De quoi soigner vos fournisseurs

PB Factures permet, là encore, de gagner un temps précieux, d’éviter les risques d’erreur ou de perte, de conserver l’intégrité de la facture, de faire des économies en termes de ressources au sein des différents services, d’accélérer le temps de traitement, d’assurer un paiement plus rapide des fournisseurs et ainsi d’améliorer son image de marque.

 

Des solutions customisées

Que ce soit pour l’entrant ou le sortant, Pitney Bowes réalise, au préalable, un audit poussé des processus de l’organisation afin de mettre en place une solution sur mesure. « Suite à la phase d’audit, nous dressons un cahier des charges des besoins, puis développons et adaptons la solution en fonction des flux client et de ses préférences », conclut Pascale Duclos.