KEDGE Business School, un cas d’école en matière d’ERP Cloud

En passant sur Oracle Cloud ERP, KEDGE Business School a opéré un véritable changement culturel dans son modèle de gestion. Au-delà d’une optimisation des processus financiers et comptables, cette transformation numérique a fédéré les équipes d’un groupe né de la fusion de deux entités

Rencontre avec Pascale Gefflot, sa DAF.

Il y a deux ans, KEDGE Business School a migré vers la solution Cloud ERP d’Oracle. Pourquoi cette évolution ?

« Au niveau mondial, la compétition est forte entre les écoles de commerce. Pour piloter nos projets de croissance et d’internationalisation, ainsi que notre trésorerie (créances étudiants/clients & balance fournisseurs), il nous fallait nous appuyer sur les bons outils et les meilleurs processus.

Notre groupe, qui est le fruit du rapprochement entre l’École Supérieure de Bordeaux et d’Euromed Management arrivait au bout de son modèle de gestion historique. Après avoir fusionné les comptabilités des deux entités, nous devions encore franchir un palier et travailler sur les aspects culturels, pour positionner la DAF comme un « business partner au service des métiers » du groupe et ainsi gérer l’école comme « une entreprise privée ».

Enfin, il fallait s’attaquer au cloisonnement qui avait eu tendance a` s’installer au moment de la fusion, de sorte à ce que les services des deux entités collaborent plus efficacement.

C’est pour relever tous ces défis, que nous avons basculé vers la solution en mode SaaS (Software as a Service) Oracle Cloud ERP en 2019, suite à un appel d’offres. En optant pour cette solution, notre objectif était de gagner en efficience et de rendre le pilotage de l’activité plus réactif, grâce à des processus standards intégrés et des fonctionnalités de Business Intelligence. »

P. G. : « Le succès d’un projet de migration dépend beaucoup de la bonne combinaison entre l’intégrateur et le client. Nous voulions travailler avec une équipe a` taille humaine, qui comprenne nos enjeux et s’adapte a` nos contraintes. Ça été le cas avec KaOra Partners lors de la mise en œuvre de la solution qui a pris moins d’un an, de juin 2019 à juillet 2020.

Au second semestre 2019, nous avons été associés à la construction de la solution lors d’ateliers fonctionnels avec un expert Oracle. Cela nous a permis d’embarquer les équipes dans le projet, de leur faire découvrir les processus et de faciliter la transition.

Les différents modules d’Oracle Cloud ERP ont ensuite été progressivement déployés à un rythme adapté aux fluctuations de notre activité.

L’objectif était que nos utilisateurs puissent réaliser le budget 2021 sur Oracle Cloud ERP, et donc que ce dernier soit prêt pour la clôture, au 30 juin 2020. Et nous y sommes parvenus dans les temps impartis.

Pour certains modules, comme la facturation, nous avons toutefois préféré attendre quelques temps car dans notre activité, c’est un sujet clé sur les mois d’août et septembre. »

P. G. : « En automatisant et en standardisant nos processus grâce à l’ERP en mode SaaS d’Oracle, nous avons sécurisé notre système de gestion, tout en gagnant en productivité. Ces gains sont très appréciables pour la fonction finance. L’accès a` l’information, en temps réel, nous permet d’affiner le pilotage de nos activités. 

Notre processus achat est désormais totalement intégré ce qui, en termes de contrôle interne, nous apporte là aussi une vraie sécurité et facilite la chaîne d’approbation et de comptabilisation. 100% des factures sont maintenant rapprochées des commandes d’achat saisies par les métiers.

Cette intégration des processus a contribué à « casser les silos internes » en mettant en évidence la contribution de chaque service aux différentes étapes de traitement. Aujourd’hui, la collaboration entre nos services est vraiment meilleure et la DAF se positionne, comme nous le souhaitions, en véritable « business partner » au service des métiers.

Oracle Cloud ERP a changé nos équilibres et le cadencement de nos activités. Grâce a` cette solution en mode SaaS, les délais de clôture pourront être réduits de moitié, passant de 10 jours a` 5 jours ! Le but est de continuer a` améliorer le rythme, notamment sur le reporting, et d’accompagner l’évolution des rôles de chacun, a` la finance, comme dans les autres services. »

 

Étude Oracle :

 

En ces temps incertains et anxiogènes, l’intelligence artificielle s’impose dans l’opinion comme notre meilleure alliée pour gérer nos finances, selon une étude Oracle.

 

Avec la crise sanitaire, c’est aussi notre rapport à l’argent et à sa manière de le gérer qui évoluent. Comme le révèle une étude récemment réalisée par Oracle*, 56% des consommateurs et des cadres dirigeants en France font ainsi davantage confiance à l’IA qu’à l’humain pour gérer leurs finances. Le chiffre atteint même les 67% au niveau international !

 

Face à cette lame de fond numérique, les compétences des professionnels de la finance seront amenées demain à évoluer, et à se reconcentrer sur la communication avec les clients, la négociation et la gestion des transactions.

Au niveau mondial, 56% des cadres dirigeants pensent que l’IA remplacera les professionnels de la finance d'entreprise dans les 5 prochaines années (52% en France). Ils sont 85% (79% en France) à souhaiter qu’elle les aide dans leurs tâches financières : approbation des financements (43%), budgétisation et prévisions (39%), établissement de rapports (38%), conformité et gestion des risques (38%).

Par ailleurs, 86% des cadres dirigeants en France jugent que l’IA peut améliorer leur travail en détectant les fraudes (29%), en créant des factures (20%) et en effectuant des analyses coûts/bénéfices (21%). Pour être complets, notons que 87% des cadres dirigeants dans le monde estiment que ne pas opérer de changement dans leurs processus financiers exposerait leur organisation à un certain nombre de risques : retard par rapport a` la concurrence (44%), stress des employés (36%), inexactitude des rapports (36%), baisse de productivité (35%).

Les consommateurs abondent dans le même sens. Dans le monde, 42% d’entre eux pensent que l’IA remplacera leurs conseillers financiers personnels d’ici 5 ans. 76% souhaitent d’ailleurs qu’elle les aide a` gérer leurs finances en libérant du temps (33%), en réduisant les dépenses inutiles (31%) et en augmentant la ponctualité des paiements (25%).

*Étude menée auprès de plus de 9 000 consommateurs et cadres dirigeants dans 14 pays dont la France, l’Allemagne, le Royaume-Uni, les Pays-Bas, les États-Unis, l’Inde et le Brésil.