Comment l'IA a permis à LiveMentor de changer d'échelle ?

LiveMentor, plateforme de formation en ligne pour entrepreneurs, a connu en 2023 un changement d'échelle, de start-up à PME florissante. L'entreprise a mis en place une transformation stratégique intégrant l'IA, notamment pour la gestion financière. Détails.

LiveMentor accompagne environ 6 000 entrepreneurs par an dans leurs formations et leurs développements, un projet en constante évolution qui a connu des périodes intenses avant d'atteindre un certain équilibre. À l'arrivée de Mehdi Saoud, Daf de LiveMentor, l'entreprise comptait une dizaine de collaborateurs. Elle en réunit aujourd'hui près de 100 et autant d'indé­pendants pour un chiffre d'affaires de 15 millions d'euros.

En 2023, LiveMentor atteignait 12 à 13 millions d'euros de chiffre d'affaires, l'entreprise était tout juste à l'équilibre, sans réelle rentabilité. Or, « avec des investisseurs au board, l'entreprise devait générer une croissance rentable, et non juste un équilibre fragile » , explique Mehdi Saoud.

L'IA pour réduire les coûts

Pour ce faire, l'équipe dirigeante a voulu explorer le potentiel de l'intelligence artificielle pour gagner en productivité sans pour autant investir massivement dans des développements internes. L'enjeu était de trouver des solutions déjà disponibles sur le marché et de les intégrer dans chaque département de l'entreprise afin d'optimiser les opérations.

Les bénéfices attendus de l'IA étaient multiples : automatiser les tâches répétitives et ainsi libérer du temps aux équipes, améliorer l'efficacité des processus pour réduire les coûts sans altérer la qualité du service, renforcer la qualité des formations et de l'accompagnement, notamment via des outils de personnalisation.

Pour les fonctions financières, l'intégration d'outils d'intelligence artificielle a permis un gain de temps considérable dans le reporting et une optimisation des ressources comptables et de gestion. Alors qu'auparavant, les reporting mensuels étaient réalisés à J+5, ils peuvent désormais être produits à J+1, offrant une vue instantanée et précise de la comptabilité et de la trésorerie.

« Grâce à des solutions comme PennyLane, qui automatise le traitement comptable, la charge de travail a été fortement réduite » , précise Mehdi Saoud. Plutôt que de recruter une équipe de plusieurs comptables pour gérer le flux important de transactions, « une seule personne suffit désormais pour gérer l'ensemble de la comptabilité en interne, permettant une gestion plus agile et économique », souligne-t-il.

En parallèle, d'autres solutions, intégrées à l'outil comptable, ont facilité l'analyse des données financières en temps réel. Cela a non seulement simplifié le suivi des écarts et des postes de dépenses, mais a aussi renforcé l'efficacité de l'équipe financière. « La personne chargée de la comptabilité a ainsi vu son rôle évoluer vers une double responsabilité de gestion comptable et de contrôle de gestion, lui permettant de monter en compétences et d'apporter une analyse plus stratégique » , indique le Daf.

Cette transformation organisationnelle a également permis d'éviter un recrutement supplémentaire pour le contrôle de gestion, tout en améliorant la qualité du pilotage financier et en rendant l'équipe plus proactive face aux enjeux budgétaires et d'optimisation des coûts.

Défis humains et structurels

Mehdi Saoud a dû relever deux défis majeurs lors de l'intégration des outils IA. Le premier concernait la conduite du changement au sein des équipes. Même dans un environnement composé de
collaborateurs jeunes et agiles, l'introduction d'un nouvel outil modifiant profondément les habitudes de travail suscite naturellement des réticences. Il se souvient avoir dû « accompagner cette transition avec pédagogie et formation, en expliquant l'utilité des nouvelles technologies et en adaptant ces outils aux processus internes » . Il s'est aussi formé pour transmettre les connaissances à ses équipes, garantissant ainsi une adoption progressive et efficace des nouveaux outils.

Second défi relevé avec succès : la peur du remplacement des emplois par l'IA. La crainte que ces technologies automatisent certaines tâches au point de rendre des postes obsolètes était bien réelle. Mehdi Saoud a réussi à démontrer que l'IA ne venait pas supprimer des emplois, « mais plutôt rééquilibrer le travail en réduisant le temps consacré aux tâches répétitives et en libérant du temps pour l'analyse et la prise de décision » . Ainsi, au lieu de se limiter à la simple production de données comptables, son équipe s'est davantage concentrée sur l'analyse stratégique, l'optimisation des marges et la rentabilité, transformant ainsi leur rôle et leur valeur ajoutée dans l'entre­prise. « Chaque personne de l'équipe n'est plus à 80 % dans la production et 20 % dans l'analyse, mais quasiment à l'inverse, ce qui est plus valorisant pour elle » , analyse le Daf.

Résultats et transformation

Grâce à l'intégration progressive de ces outils, LiveMentor a amélioré son efficacité opérationnelle sans embaucher massivement, a réduit ses coûts de structure, notamment en limitant l'expansion de la masse salariale, et accéléré la croissance du chiffre d'affaires tout en stabilisant ses marges. « Avant l'IA, notre CA atteignait 13 M€ avec une rentabilité à l'équilibre, contre 15 M€ et une rentabilité comprise entre 9 et 10 % de rentabilité après son implémentation » , conclut Medhi Saoud. -