Note de frais sans justificatif ?

Une note de frais sans justificatif peut s’avérer problématique : le salarié risque de ne pas être remboursé, le manager ne peut pas approuver une note non justifiée, les directions financières ou les comptables n’ont aucune preuve légale pour rembourser la dépense ni pour faire les comptes.

Le justificatif, une pièce maitresse dans la gestion des notes de frais

Il faut savoir que le justificatif est une pièce maîtresse dans le processus de gestion des notes de frais qu’il faut veiller à garder précieusement ! C’est la garantie de remboursement des frais engagés par le collaborateur et c’est également un document d’une grande importance pour l’entreprise qui rembourse des frais professionnels. Etant exonérées de charges sociales, les notes de frais suscitent un intérêt particulier et un contrôle strict de la part des autorités en place.

Il arrive parfois que l’employé en mission perde un de ces précieux justificatifs. Dans la précipitation, il quitte le restaurant sans récupérer la note, ou bien ces documents risquent de s’évanouir dans la nature ou encore de s’effacer. Cette perte peut coûter cher, et être problématique pour tous les intervenants :

Le collaborateur perdra son droit au remboursement : son entreprise peut lui refuser sa demande de remboursement.

L’entreprise ne saura comment procéder dans ce cas : elle ne veut pas contrarier ses équipes et ne souhaite également pas avoir les autorités sur le dos pour acte frauduleux.

La situation est également peu commode pour les comptables et les directions financières à qui il manquera des pièces justificatives de leurs bilans avec des dépenses non justifiées.

Vous l’avez compris, une perte de justificatif peut s’avérer bloquante. Certaines entreprises se conforment à la loi et adoptent plutôt une approche radicale décidant de ne rembourser que les dépenses dûment justifiées. Cette pratique peut être efficace mais cause une perte financière pour les employés qui se retrouvent obligés de renoncer à leur droit au remboursement des frais engagés.

En France, un tiers des salariés renonce au remboursement de ses dépenses pour un montant annuel moyen de 212€. Quant aux entreprises, elles risquent d’être pénalisées si elles décident de rembourser leurs collaborateurs sans présentation du justificatif. L’administration fiscale scrute de près les dépenses professionnelles et ne laisse rien au hasard. De ce fait, il faut éviter de réveiller les soupçons des autorités en place, sur la régularité des comptes. Toutefois, ne pas indemniser un salarié ayant engagé des frais pour le compte de son entreprise est également délicat. Il convient alors de mettre au point un système avec des règles strictes à suivre dans le cas où l’entreprise fait face à cette situation.

Justificatif envolé : quelles sont les alternatives ?

Dans le cas où, le collaborateur se retrouve sans facture pour justifier sa note de frais, la dépense engagée pour le compte de son entreprise sera considérée comme une dépense personnelle et ne lui sera pas remboursée.

Toutefois, il existe des alternatives pour remédier à ce problème et trouver un moyen pour rembourser le salarié et satisfaire ainsi les deux parties. En effet, ce dernier peut :

Solliciter le fournisseur pour obtenir un second justificatif. Cette alternative n’est possible que si le fournisseur est accessible (le collaborateur peut soit se déplacer, soit le contacter pour lui expliquer la situation).

Soumettre un relevé du compte bancaire ou de sa carte personnelle afin d'attester que la dépense a eu lieu en précisant la dépense, son montant et la date à laquelle elle a été engagée. Bien que légalement risquée, cette solution peut être tolérée si elle ne se produit pas souvent et pour de faibles montants, .

Rédiger une déclaration sur l’honneur signée en précisant son identité et ses coordonnées afin d’expliquer les faits, le contexte, les frais avancés et renseigner tous les détails de la dépense (date, marchand, invités, etc…). Dans certains cas, les entreprises exigent aussi le relevé de compte bancaire ou de la carte personnelle du collaborateur pour s’assurer du montant des frais avancés. Il faut être attentif en rédigeant la déclaration sur l’honneur, la moindre erreur est passible de redressement et pourra être retenue contre la personne.

Les deux derniers points restent toutefois des situations exceptionnelles dans lesquelles l’entreprise, peut rembourser son salarié sans que ce dernier ne fournisse le justificatif original de sa dépense. Ceci est en général acceptable si le montant en question ne dépasse pas 35€. Le contrôleur peut être tolérant si le montant reste raisonnable et que la situation n’est pas récurrente.

Expensya, la fin des justificatifs égarés !

Une solution automatisée de gestion des notes de frais viendra vous épargner ce problème assez récurrent. Une solution intelligente comme Expensya vous permettra de limiter notamment l’altération et la perte des factures papiers grâce à leur digitalisation.

Fini les factures perdues et les demandes de remboursement manquantes, le processus est beaucoup plus simple : le collaborateur en dépacement prend son reçu en photo via son smartphone, sa dépense est automatiquement créée et stockée dans le Cloud en toute sécurité. De plus, Expensya intègre l’archivage à valeur probante parmi ses fonctionnalités pour vous permettre de jeter définitivement les justificatifs papier !