Note de frais : comment économiser votre temps ?

La gestion des notes de frais peut très vite tourner au cauchemar et vous faire perdre un temps précieux qui devrait être consacré à des activités à plus forte valeur ajoutée. L’idéal pour échapper à cette situation est de mettre en place un processus agile adapté à votre organisation.

La gestion manuelle des notes de frais est bloquante pour le collaborateur qui doit saisir toutes ses dépenses, conserver chaque pièce justificative, et transmettre le tout au manager. Ce dernier, examine une multitude de notes, et après approbation, envoie l’ensemble des rapports de dépenses aux services concernés pour procéder au traitement comptable et au remboursement.  La tâche pour les comptables n’est pas plus évidente.

Ce processus peut durer plusieurs semaines, sans oublier que le risque d’erreur est non négligeable notamment lorsque le nombre de notes à traiter est important. On estime que le temps de création d’une seule note de frais peut aller jusqu’à 20 minutes (chiffre révélée par l'étude réalisée par HRS et la Fondation GBTA), engendrant ainsi de graves conséquences pour votre entreprise ainsi qu’un coût financier important (une note de frais coûte en moyenne 53€).

Comment pallier à cette contrainte et économiser du temps sur la gestion de la note de frais ?

A l’heure actuelle, plusieurs acteurs proposent des solutions intelligentes pour optimiser la gestion des notes de frais et mettre fin à ce casse-tête. Une solution de gestion des notes de frais comme Expensya automatise ce processus, libère tous les intervenants et vous permet bien évidemment d’économiser un temps considérable. Il est même possible de réduire de 80% le temps alloué à la gestion des notes de frais. Alors comment cette solution épargne votre temps ?

La fin de la saisie manuelle

Avec une application de gestion des notes de frais, le principe est simple. Il suffit juste de prendre en photo votre facture qui sera automatiquement saisie pour vous, grâce à la dernière génération de reconnaissance intelligente. Cette technologie détecte toutes les informations pertinentes en quelques secondes. Une fois saisie et vérifiée, celle-ci sera envoyée au manager pour validation puis en comptabilité. Même les factures en ligne seront récupérées automatiquement, centralisées sur votre compte et pré-saisies.

La note de frais devient mobile !

La dématérialisation de ce processus via une solution automatisée facilite la gestion des notes de frais en mobilité et ouvre l’accès à l’information à distance, pour tous les acteurs. Ainsi, un collaborateur en déplacement est tout à fait prédisposé à gérer ses notes de frais au fil de l’eau et libéré de toutes les étapes pénibles. C’est également un moyen utile pour installer une meilleure communication entre les différentes parties prenantes et les tenir informées. Ainsi, de la saisie à l’intégration comptable en passant par les flux de validation, la gestion des frais kilométriques et la conversion des devises, tout devient noamde !

La simplification du traitement comptable

Les départements comptables ont un rôle important dans le processus de gestion des notes de frais. Les comptables subissent également le supplice de la gestion de la note de frais : ils doivent examiner des centaines de demandes de remboursement, vérifier les justificatifs et saisir de nouveau le tout sur le logiciel comptable. Avec une solution automatisée, ce processus est simplifié et le comptable supervise et approuve le tout directement depuis l’application. De plus, il n’y a aucune double saisie, toutes les données s'intégrent à son logiciel comptable.

Le respect de la politique de dépenses est automatisé

Une solution de gestion des notes de frais permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles. Ainsi, vous aurez plus de visibilité sur les dépenses de vos collaborateurs en ayant toutes les données centralisées dans un même endroit. Ainsi, le contrôle du budget est renforcé. De plus, vous êtes en mesure de configurer automatiquement votre politique de dépenses directement via l’application pour veiller au respect de cette dernière. Il devient donc possible d’ajouter des règles pour pallier aux dépenses non conformes comme par exemple, bloquer l’ajout de la dépense, alerter le collaborateur, ou plafonner la dépense.

La fin de l’archivage physique

La dématérialisation des documents réduit également le temps alloué au classement et à l’archivage des justificatifs papiers. Une solution de gestion des notes de frais vous permet en plus de jeter le papier une fois la photo prise : il est possible d’éliminer l’archivage physique et d’oublier le stock de facturettes papier avec l’archivage numérique à valeur probante. Tous vos justificatifs seront précieusement stockés dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur. Un point important qui, en plus de l’économie de temps, limite les coûts liés à l’archivage (encre, papier, centres de stockage, etc…). Petit plus, réduire le papier représente également un geste pour notre planète !

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Expensya est une solution intelligente de gestion des notes de frais, qui vous permettra d’optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise du reçu à l’archivage. Adaptée à vos usages modernes, Expensya réduit le temps consacré à la gestion des notes de frais et répond également à la problématique de la mobilité. Expensya vous permet également de gagner en efficacité, puisque la marge d’erreur est réduite. Le processus, plus agile, nécessite moins d’intervention humaine et repose plutôt sur l’aspect automatisé qu’offre la technologie.