La facture électronique, créatrice de valeur

Outre le gain d'efficacité et la simplification des processus en place, l'adoption de la facture électronique conduit à une meilleure maîtrise de l'information en entreprise et à une valorisation des données exploitées.

L'identification claire et détaillée des dépenses est une question cruciale dans les organisations. C'est ce qui est traditionnellement défini comme le " spend analysis ". Mais une analyse de la dépense qui repose uniquement sur les informations du pied de facture est insuffisante. Ainsi lorsqu'un grand fournisseur comme IBM vend un produit ou un service à un client, l'analyse des dépenses consiste souvent uniquement à classifier le fournisseur, sans référence aux détails des produits ou services fournis. Résultat : le détail de chaque ligne reste invisible. " Il peut pourtant s'agir de services de consultants, des solutions réseaux, relatives aux datacenters, d'offres hardware, ou encore logicielles. Des informations importantes à connaître ", relève Martial Gerardin, directeur Europe de Proactis, spécialiste des solutions d'optimisation de la gestion des dépenses. La solution : la facture sous format électronique.
En particulier dans un groupe composé de filiales dans plusieurs pays, de différents systèmes comptables, de différents systèmes achats, la question est souvent de savoir quelle est la meilleure source d'information pour déterminer le périmètre exact des achats et ce qui le compose. Seule la comptabilité fournisseurs garantit une exhaustivité des données relatives aux dépenses. Mais dans un fonctionnement traditionnel, l'information saisie pour créer une écriture comptable reste assez limitée. Elle comprend généralement le code du fournisseur, le numéro de la commande, le montant hors taxe et TTC de la facture ainsi que la TVA. On obtient un montant de dépense pour un fournisseur, ce qui donne peu d'informations sur le détail des achats concernés.
Associée à une commande, la facture électronique donne la possibilité de classifier les familles de dépenses de façon détaillée. " Dans un système achats habituel, un bon de commandes est dès le départ codifié selon la nature de la dépense, ce qui fait que lorsque la facture arrive, l'affectation est immédiate. L'automatisation et la transformation digitale de toute la chaîne de la dépense permettent ainsi d'être un important levier de la connaissance. Dans les grandes entreprises, ce sont des volumes de données considérables qui sont alors maîtrisés et valorisés ", poursuit Martial Gerardin.
Pour Jean-Yves Chemin, Consultant solutions au sein de Proactis, " l'évolution réglementaire va dans le sens de la facture électronique. Il devient difficile de procéder avec des documents papier dans le contexte des lois Alur et PACTE par exemple. Par ailleurs, adopter les solutions numériques réduit drastiquement le risque de ne pas être en conformité aux yeux de Bercy. "
La facture électronique joue également un rôle essentiel en matière de récupération de l'escompte chez les fournisseurs. " C'est une source de meilleure connaissance de l'entreprise et son environnement. Elle permet l'élaboration simple de statistiques sur les biens et services, et d'analyser aisément la dépense dans son ensemble ", ajoute Jean-Yves Chemin
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