Excellence opérationnelle et optimisations des coûts: Faut-il recourir aux plateformes Saas "Small Data"?

Les solutions Saas " Small Data " désignent des plateformes digitales qui utilisent des technologies avancées d'analyse de données, hébergées directement par leur éditeur et facilement intégrables. Ces solutions répondent aux besoins d'optimisation des performances et de flexibilité des entreprises.

Pour 85% d'entre elles, il s'agit d'un " enjeu majeur " pour la fonction Finance (SAP, 2020). Cependant, seulement 10% des directeurs financiers précisent que leur direction est leader de la transformation digitale pour leur organisation (Etude Wavestone, 2019).

Face à cette contradiction, quels sont les atouts des plateformes digitales " Small Data " et en quoi peuvent-ils répondre aux attentes des DAF (Direction Administrative et Financière) face à leurs enjeux globaux ?

Avec les plateformes digitales la DAF devient acteur de la transformation numérique pour répondre à ses enjeux quotidiens de réduction des risques financiers.

Contrôle des paiements fournisseurs, éradication des erreurs de déclarations de TVA, nettoyage des données fournisseurs, traque de la fraude, vérification de la facturation : les processus financiers sont fastidieux, répétitifs et consommateurs de ressources. Malgré leur importance et le risque financier associé, ces opérations ne sont pas sans failles simplement puisqu'elles reposent sur une exécution manuelle et que l'humain est faillible.

Partant de ce constat, la digitalisation de la fonction finance doit prioritairement être abordée comme une solution de support pour aider les collaborateurs en industrialisant et en mettant sous contrôle certaines tâches risquées mais sans valeur ajoutée. Les Directions financières scelleront ainsi les fondations de processus robustes, non chronophages et sans risques.

Quelle complexité pour les projets d'intégration des plateformes " Small Data " à orientations financières ?

Par définition, une plateforme digitale en mode Saas ne nécessite pas d'installation massive ni d'investissement initial. Dès lors, il suffit de procéder au paramétrage et à l'ouverture des flux de données, en collaboration avec la DSI. Cependant, sur ce dernier point, la complexité est très variable, allant de quelques heures à plusieurs mois de travail. Pour cette raison, il faut privilégier les solutions utilisant des flux de données standards, facilement accessibles dans vos systèmes d'information et avec un maximum de fonctions associées. Par exemple, le seul journal des transactions fournisseurs avec les paiements associés permet de réaliser plus de 20 contrôles en temps réel, de piloter et prédire les dépenses, d'identifier les non-conformités et de gérer la qualité des données de références. C'est donc tout un bouquet de services qui s'ouvre pour un seul flux de données.

Les 5 avantages universels des plateformes digitales " Small Data " pour les Directions financières

Grâce à la standardisation des processus qu'ils impliquent, les processus financiers présentent une palette d'opportunités avec les plateformes Saas " Small Data " pour les Directions financières :

Une récupération de bénéfices insoupçonnés. Les analyses avancées des données transactionnelles financières type " deep and cross analytics " permettent dans tous les cas d'identifier des sommes indument payées ou détournées : Déclarations TVA, paiements fournisseurs, fraudes, frais, etc. Ce seul bénéfice permet dans la majeure partie des cas de financer la solution.

Une qualité opérationnelle accrue. L'automatisation des tâches permet de systématiser les contrôles et d'augmenter la qualité des opérations. La sécurité des données s'en trouve aussi renforcée puisqu'elle est totalement sous contrôle et que le fournisseur de solution applique nécessairement les plus hauts protocoles de sécurité, tout en s'assurant du respect de la réglementation en vigueur.

Une optimisation des ressources. Grâce à l'utilisation des technologies " Big Data ", les plateformes permettent d'exécuter des tâches complexes et profondes bien plus rapidement que des collaborateurs l'auraient fait manuellement. Les gisements de gains de productivités sont énormes.

Une agilité. Là où les logiciels intégrés localement requièrent des mises à jour et des opérations de maintenance pour s'adapter à l'évolution des technologies et des organisations, la plateforme digitale Saas est, par essence, conçue pour s'adapter par paramétrage à tous les contextes et est technologiquement à jour au fil de l'eau, sans intervention de votre part.

Une augmentation de la motivation des équipes finance et comptable. Avec les plateformes en mode SaaS, les tâches répétitives, les contrôles laborieux peuvent être effectuées par un logiciel automatisé, permettant aux collaborateurs de se consacrer à des activités plus valorisantes pour lui et pour l'organisation.

Le marché des plateformes digitales " Small Data " est désormais mature, l'écosystème se développe mais l'offre de services à forte valeur ajoutée pour la finance reste restreinte. Ceci étant, des solutions à orientation " quick wins ", simple à intégrer, simple à utiliser et avec des retours sur investissement courts et indiscutables existent. Ce sont d'ailleurs ces 3 derniers critères qui doivent guider les choix de solutions dans le processus de transformation digitale d'une Direction financière.