Contract management : adieu Excel, bonjour outils dédiés !

Le contract management, les entreprises s'en soucient de plus en plus. Mais les contract managers sont souvent réduits à utiliser Excel. Alors que des outils logiciels dédiés peuvent faire gagner en efficacité.

La fonction de contract manager est en voie de professionnalisation et de reconnaissance. Une association dédiée a été créée (Association française de contract management), une formation existe désormais (Diplôme d'université Contract Management de Paris II Assas)... Mais du côté des outils ? Les contract managers sont bien souvent réduits à développer des feuilles de calculs sur Excel. Ce qui ne leur permet pas de gérer l'ensemble de leurs problématiques.

"Il est nécessaire pour les contract managers de bénéficier d'une vision immédiate sur ce qui se passe sur l'ensemble des contrats, d'avoir accès à des fonctionnalités de partage, à des alertes sur les échéances, de mettre en exergue les difficultés de chacun des contrats et les solutions pour les gérer, d'être conscient des encarts entre les droits et les obligations, etc...", énumère Rémy Rougeron, directeur juridique de Thales et président de l'Association française de contract management (AFCM).

Il a travaillé avec l'éditeur Legisway au développement d'un outil répondant à l'ensemble de ces besoins. C'est ainsi qu'est né Contrat'Tech, une solution de contract management.

Gestion collective des contrats

Parmi les fonctionnalités jugées indispensables, le partage : le contract manager a besoin de récupérer des informations auprès de la direction financière mais aussi de la direction achats, de la direction commerciale ou encore issues de la gestion de projets. Alors qu'Excel exige de travailler en silos, les outils spécialisés en contract management permettent un partage des fichiers. "Tout le monde a accès instantanément à la même information au même moment", note Philippe Cottin, directeur Knowledge Management et développement de l'expertise juridique de Renault, qui est en train d'implémenter Contrat'Tech.

Surtout, chacun apporte sa pierre à l'édifice, que ce soit en documentant ce que le juriste a pu laissé de côté ou même en suivant les contrats. "Rassembler l'ensemble des intervenants permet une gestion collective des contrats qui ne reposent plus seulement sur les épaules du contract manager", précise Rémy Rougeron. Les contrats s'affinent, leur suivi également. Et l'interactivité que cela crée permet de rapprocher les contract manager du terrain. Et d'éviter des situations rocambolesques comme celles que Legisway dénonce à travers le petit personnage Homo contractus, bloqué à l'âge de pierre du contract management, où les contrats ne sont pas en proie avec la réalité du terrain.

Indispensables alertes

Autre fonctionnalité nécessaire : l'alerte. Une fonctionnalité que propose Legisway mais aussi Contractside. "Un courrier envoyé au bon moment pour faire valoir ses droits représente une grande valeur", estime Rémy Rougeron. En effet, comment se rappeler de toutes les échéances et de tous les délais pour bien gérer ses contrats ?

A ce propos, Théodore de Saint Rémy, responsable des nouveaux marchés chez Legisway, rapporte le cas d'un client qui avait un délai de trois jours pour alerter sur la non-livraison d'un produit indispensable à la poursuite de son activité. "Si à la signature du contrat, les personnes présentes se souviennent de ce délai de trois jours, qu'en est-il sur le long terme, une fois que certaines personnes ont quitté l'entreprise ?", questionne-t-il. Cela répond donc également à une problématique de knowledge management.

On peut également imaginer que les outils de contract management mettent en valeur la fonction de contract manager en définissant des KPI révélant la valeur ajoutée de leur travail. Rémy Rougeron estime que chez Thales le ROI du contract management s'élève à plusieurs millions d'euros.