Pourquoi la dématérialisation des factures est l’attitude à adopter en 2018 !

Vous avez assisté ces dernières années au boom du numérique. Tous les processus métiers ont été bousculés. Pour rester compétitive et obéir aux lois du marché, toute entreprise doit garder une certaine proximité avec cette « mutation disruptive ».

La dématérialisation des factures est une des actions à privilégier pour répondre aux enjeux de la transformation digitale et s’inscrire dans une optique d’optimisation. Expensya, première solution de gestion des notes de frais, à proposer l’archivage numérique à valeur légale, vous présente ses conseils relatifs à la dématérialisation à adopter absolument en 2018.

Avantages de la dématérialisation des factures

Les factures papiers impliquent un coup important : papier, encre, collecte, stockage, transfert, etc... Avez-vous pris la peine de penser aux coûts engendrés par l’archivage physique ? Une récente étude réalisée par Expensya montre que 52% des entreprises estiment que l’archivage physique coûte trop cher. Il faut également souligner le risque de perte et d’altération de ces documents (31% de entreprises interrogées pour la même étude estiment avoir déjà rencontré ce type de problèmes). Vous l’avez compris le papier va vous causer de plus en plus de soucis et il est temps de vous en débarrasser !

Les factures sous forme numériques seront beaucoup moins altérables que sous le format papier. Le papier est susceptible d’être perdu ou même abimé : chaque personne ayant déjà géré ses notes de frais sait qu’après quelques jours dans un portefeuille, une facturette risque de ne plus être lisible. La numérisation est une garantie pour garder précieusement ces factures qui sont indispensables pour votre entreprise et assurer la pérennité de l’information qu’elles contiennent.

En ayant vos documents sous forme numérique, vous avez la possibilité de les intégrer facilement à votre système d’informations et vous aurez l’ensemble des données de votre entreprise centralisées dans un même endroit. Cela va vous permettre de réaliser des économies financières importantes et d’économiser un temps précieux. En un clic vous pouvez télécharger vos factures numériques pour les intégrer facilement à votre ERP ou autre solution de gestion. Et avec des solutions de gestion des dépenses professionnelles comme Expensya, vos factures sont automatiquement saisies en plus d’être dématérialisées.

Dématérialiser l’ensemble des documents de votre entreprise, facilite la transmission des documents. En ayant toutes vos données centralisées et stockées dans le Cloud vous allez pouvoir, vous et chaque membre de votre équipe y accéder à tout moment et depuis n’importe quel terminal en quelques secondes. Plus la peine d’être obligé de vous déplacer ou d’attendre le retour d‘un collaborateur pour vous fournir le document dont vous avez besoin.

En ayant vos factures numérisées et stockées dans le Cloud, vous n’aurez plus du mal à les retrouver, une simple recherche et le tour est joué. Grâce au classement des documents par nom, date, objet, etc…, fini le calvaire de recherche d’une petite facturette qui s’est glissée quelque part, le tout est trié, stocké et archivé précieusement.

Tenez-vous bien, en utilisant une solution dédiée comme Expensya pour dématérialiser vos factures, vous allez complétement éliminer l’archivage physique. En effet, avec les avancées technologiques, les lois ont également évolué pour vous permettre de vous débarrasser une fois pour toute du papier et de l’archivage physique. L’arrêté du 22 Mars 2017 change la donne en termes d’archivage numérisé, et ouvre la voie à l’archivage numérique à valeur probante de factures. Ainsi, dans le cas d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle Urssaf, plus besoin de présenter des documents papiers, il suffit de donner accès à votre centre de stockage.