Comment simplifier la vérification des notes de frais de vos collaborateurs ?

Le processus de vérification des notes de frais peut souvent virer au cauchemar surtout qu’il faut scruter toutes les dépenses engagées, voir s’il n’y a pas de dépassements, détecter les erreurs et assurer le respect des budgets fixés.

La vérification et l’approbation des notes de frais est une des tâches les plus pénibles du processus de gestion des notes de frais. Cette phase accapare du temps et de l’énergie pour tous les intervenants, aussi bien les manageurs, la direction financière, la comptabilité ou encore le contrôle de gestion.

Toutefois, il est possible de rendre ce processus moins fastidieux en suivant quelques points pratiques, simples à mettre au point.

Organiser les notes à vérifier

Avec tout le volume de notes de frais à vérifier, vous pouvez passer à côté de nombreux détails, qui, en temps normal ne seraient pas admissibles. Il faut prendre le temps de tout examiner, sinon vous allez vous retrouver à faire un contrôle superficiel et pas du tout efficace. Pour y remédier, vous pouvez organiser les notes à vérifier : comment ?

Vous pouvez gérer les notes par projet. Si vous avez par exemple plusieurs collaborateurs ayant engagé des frais pour une même mission professionnelle, vous pouvez leur imposer de grouper les notes relatives à cette à mission. Chaque collaborateur devra envoyer une note de frais différente pour chaque projet auquel il est affecté. Ceci vous simplifiera à la fois la vérification, mais aussi la refacturation de certains frais.

Vous pouvez aussi, segmenter les notes de frais à traiter par équipe. Vous avez surement une équipe commerciale, qui est bien évidemment nomade et effectue plusieurs déplacements, il convient alors de traiter les dépenses des commerciaux à part. Ainsi, vous pouvez comparer les différents frais et ajuster votre politique de dépenses à chaque équipe si cela est nécessaire.

Mettre au point une politique de dépenses

Une politique de dépenses regroupe un ensemble de consignes relatives aux frais professionnels :  frais de déplacement, d‘hébergement, de restauration, etc… Elle permet de réguler les dépenses professionnelles et d’instaurer une certaine discipline dans les rangs des collaborateurs nomades. Il est alors indispensable de mettre au point une politique de dépenses avec des règles claires et faire en sorte que tous les collaborateurs en soient informés et l’appliquent à la lettre. Cette pratique vous permettra de réduire l’effort de vérification et d’avoir tous les éléments en tête au moment du traitement des notes de vos collaborateurs. En connaissant les règles imposées, vous allez détecter rapidement les éléments qui ne sont pas conformes.

Mettre en place des flux de validation

Parfois, le validateur en bout de chaine, qu’il soit DAF ou comptable n’est pas forcément au courant de certaines des activités des collaborateurs notamment des frais engagés. Cette situation peut créer des ambiguïtés et ralentir le processus de vérification. C’est le manager direct qui possède plus de visibilité sur les dépenses de ses collaborateurs. De ce fait, il convient de mettre en place des flux de validation. Ainsi, le processus de vérification devient plus simple et les validateurs finaux ne se poseront pas de questions sur certaines dépenses après qu’elles aient été validées par le manager direct.

Mettre en place une double vérification aux étapes clés

Le fait de désigner une personne pour effectuer un deuxième contrôle, par exemple en comptabilité, vous permettra de diminuer le nombre d’erreurs. Vous pouvez encore optimiser le processus en limitant ce deuxième contrôle à certains points seulement. Cette personne pourrait détecter des anomalies qui ont échappé au premier vérificateur. Si vous divisez cette tâche correctement, et que vous limitez le deuxième contrôle à certaines vérifications clés, vous pourrez diminuer le risque d’erreur, sans doubler le temps consacré à la vérification.

Imposer un format de rapports adapté à la vérification

Une autre manière, pour vous faciliter le suivi et la vérification des notes de frais de vos collaborateurs est de standardiser le format des rapports de dépenses. Vous pouvez proposer à vos équipes de présenter leurs dépenses en vue calendaire. De cette manière, vous aurez un aperçu plus clair et vous pourrez ainsi, repérer facilement les dépenses par jour, par semaine ou par mois.

Déployer une solution automatisée de gestion des notes de frais

Les solutions automatisées ont beaucoup amélioré l’étape de validation. En effet, une solution comme Expensya permet d’automatiser et de fluidifier cette phase du processus.

Ce que vous ne savez pas peut-être est qu’une solution de gestion des notes de frais automatise de la politique de dépense aux flux de validation en passant par l’affectation aux projets des notes à vérifier. Grâce à des fonctionnalités comme les règles de dépenses, les flux de validation, les axes analytiques et les affectations par projet, traiter une multitude de rapports de dépenses et examiner les justificatifs papiers ne sera qu’un mauvais souvenir. Le tout est stocké dans le Cloud, transmis en un clic et prêt à être validé depuis n’importe quel terminal : la vérification devient alors elle aussi mobile.

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Déployée chez près de 3000 entreprises, Expensya automatise la gestion des notes de frais, vérification comprise. Découvrez comment la société Comerso a réussi à économiser près de 80% du temps consacré à la vérification par ici.