4 défis à relever pour une direction financière " digital centric ". Défi n°2 : Digitaliser les processus Order-to-Cash et Procure-to-Pay

La dématérialisation fiscale des factures, renforcée par la pression du calendrier, est devenue un axe de projet majeur des directions financières.

Mais au-delà de la facture, c'est la digitalisation de l'ensemble de la chaîne Order-to-Cash ou Procure-to-Pay qui constitue le véritable levier d'agilité commerciale, de réduction des coûts et de fiabilisation de la relation clients / fournisseurs.

Le DAF est aux avant-postes de tous les projets de transformation numérique, en particulier ceux qui concernent la dématérialisation des factures. Et pour cause... Les technologies sont matures, le cadre réglementaire est désormais unifié pour l'ensemble de l'Europe et le calendrier d'application en France fixe les jalons, à commencer pour les prestataires du secteur public : selon leur taille, à compter du 1er janvier 2017 et jusqu'au 1er janvier 2020, les entreprises vont progressivement être dans l'obligation de transmettre aux services de l'Etat leurs factures au format électronique.

Mais si la facture électronique est synonyme d'économies substantielles, l'enjeu est véritablement plus large en termes de relation Clients - Fournisseurs et couvre la digitalisation de l'ensemble des processus Order-to-Cash et Procure-to-Pay.

Digitaliser l'acte d'achat

Le premier volet de l'automatisation de la chaîne concerne l'entrée en relation. Offrir un parcours utilisateur 100% digital, jusqu'à l'achat ou la contractualisation, permet de sécuriser la souscription. En digitalisant l'acte d'achat, le champ des possibles s'élargit également en matière de déploiement multicanal et d'accès mobile. Ainsi, en plus de s'adapter aux nouveaux comportements utilisateurs, il permet un gain de temps plus que considérable, puisque le cycle de vente est divisé par 3 et permet d'automatiser les étapes suivantes du cycle de gestion et de facturation.

Automatiser l'acquisition et l'émission des factures entrantes

Les factures entrantes, qu'elles soient papier, au format EDI ou PDF signé qualifié, ou encore provenant d'une saisie en ligne, doivent pouvoir être prises en charge, afin d'en automatiser l'acquisition des données.

Assurer la conformité des traitements, des contrôles et de l'archivage électronique

Une fois l'acquisition des données de facturation effectuée, il est primordial que leur validité soit vérifiée, à minima le contrôle des mentions obligatoires. Les factures contrôlées et validées seront alors signées et versées pour archivage électronique à valeur probatoire durant 10 ans.

De même, pour que l'émission des factures clients soit optimale, l'original facture sera créé suivant le format d'émission après contrôle des mentions obligatoires et avant envoi. Une piste d'audit fonctionnelle et technique doit être assurée pour l'ensemble des factures émises, afin de répondre aux exigences de la réglementation fiscale, particulièrement pour les flux non-signés ou non-EDI.

Un espace collaboratif du type Dossier de Gestion, collectionnant les pièces justifiant la facture émise, permettra cette traçabilité tout en offrant un lieu de vérification Clients / Fournisseurs, limitant les éventuels litiges.

Gérer les paiements

Le dernier volet de l'automatisation de la chaîne concerne la validation de la mise au paiement - pour les factures fournisseurs - et la gestion des encaissements pour les factures clients.

Dans le premier cas, un workflow de validation des factures permettra de scénariser les différents circuits d'approbation et bons à payer. Dans le second, une solution optimale doit être en mesure de proposer aux clients débiteurs via un portail, le moyen le plus approprié pour régler leurs factures, tout en permettant au fournisseur créancier d'automatiser la chaîne d'encaissement et les remises en banque.

Faire des nouveaux services de paiement un atout en matière de relation client doit également intégrer la stratégie " digital centric " de la direction financière : Il est clé de lier à la facture électronique émise des " moyens de payer " attractifs et ciblés suivant les clients : e-mandats, télérèglement, Carte Bancaire, paiement mobile et nouveaux paiements électroniques.

Afin de répondre aux nouvelles exigences réglementaires et être un réel levier de performance de la fonction finance, Tessi vous accompagne dans la digitalisation de vos processus Order-to-Cash ou Procure-to-Pay à travers Tessi Business Platform. Solution globale de services hébergés, elle automatise vos processus depuis la souscription des actes d'achat ou de vente, en passant par la dématérialisation fiscale de vos factures clients et fournisseurs, jusqu'à la gestion des paiements et des encaissements. Pleinement conforme aux nouvelles directives réglementaires, Tessi Business Platform fait l'objet d'une Legal Opinion publiée par EY Société d'Avocats. Son système d'archivage électronique est certifié à valeur probatoire via la marque NF461.