Les directions financières attendues sur le front du digital

Tentative de fraude, gestion de l'imprévisible, dématérialisation des factures obligatoire dès 2024... Face à l'incertitude et aux nouvelles contraintes professionnelles, les directions financières vont devoir miser sur des technologies d'automatisation exploitant au maximum la robotisation des tâches, l'IA et le cloud.

Le digital est essentiel pour faire face à l'imprévisible. Ce n'est pas Grégory Mignon, consultant senior au sein de Yooz France, qui dira le contraire. « On parle désormais de directeur financier 4.0. Il baigne dans le digital. Il a besoin d'anticiper, de valoriser les données et d'utiliser de nouveaux outils », explique-t-il lors d'une table-ronde organisée le 8 mars par Option Finance sur les défis post-crise des directeurs financiers. Alors que le contexte est tout aussi incertain -une crise en appelant une autre avec le conflit ukrainien-, l'enjeu des directions financières est désormais de gagner en souplesse et en agilité afin de relever plusieurs défis. A commencer par la préservation de la trésorerie et la sécurité des données. « Le risque de fraude a été accéléré avec le travail à distance. Les directions financières doivent se doter de technologies adaptées qui permettent de se connecter avec des identifiants propres à l'outil », confie Grégory Mignon. L'idée étant de restreindre le nombre de personnes et de cloisonner l'utilisation du système. «Quand on dématérialise une facture ou un bon de commande, personne n'a envie qu'elle se retrouve sur la Toile. Il est important de s'appuyer sur des solutions d'hébergement sécurisées », ajoute Bruno Ruffie, vice-président des ventes au sein de Sy by Cegedim.

Automatiser ses processus

Second enjeu : celui de l'automatisation des processus financiers. «Dans ces périodes de changement, les directions financières doivent avoir des outils agiles qui permettent de prendre des décisions et de réagir rapidement. Excel doit être utilisé comme un outil de productivité personnel et beaucoup moins comme un outil de planification», estime Nadine Pichelot, Vice-Présidente Finance - EMEA au sein d'Anaplan, une solution SaaS de reporting et de planification budgétaire. L'automatisation permet de dépasser ces difficultés, cet effort de synthétisation des données. Le recours au Robotic Automatisation Process (RPA) génère un gain de temps, d'énergie et une réduction des coûts. Programmer un robot qui remplit des tâches récurrentes permet aussi de soulager la charge de travail des collaborateurs et de leur confier des missions avec plus de valeur ajoutée. « Si les processus de base fonctionnent bien, s'ils sont automatisés, la finance peut passer plus de temps à la décision, anticiper, essayer de comprendre ce qui se passe et repenser les investissement », ajoute Nadine Pichelot.

La mise à profit du potentiel offert par le cloud pour les opérations de prévision, de planification, de gestion de trésorerie fait partie des défis à relever pour les directeurs financiers. Toutes les équipes de la fonction finance peuvent ainsi avoir accès à l'ensemble des projets et des données sur un seul et même espace sécurisé.

Gérer la data

Autre enjeu : la gestion des données. L'avènement de la data digitale implique le traitement d'une quantité d'informations chiffrées toujours plus importantes au sein des directions financières. Logistique, interaction client, processus de production... chaque élément de la chaîne des opérations représente ainsi une donnée. « La direction financière a un rôle essentiel à jouer car elle a souvent les clés de la data », ajoute Nadine Pichelot. Si la collecte d'un volume de données considérables peut sembler de prime abord complexe, elle représente une opportunité significative. Elle permet d'avoir un meilleur aperçu de la situation financière de son organisation et de mieux anticiper les risques. Pour gérer cet accroissement massif de volume de données internes et externes, Jean-Luc Izoard, directeur Administratif et Financier de la société Ellisphère, un acteur majeur l'information économique, financière et légale des entreprises, a accéléré la digitalisation et la transformation de la finance décisionnelle. « Nos équipes ont été amenées à monter en compétences sur de nouveaux outils. L'outil de référence clé Excel est remplacé progressivement par des technologies de business intelligence, qui s'intègre à tous les niveaux », rapporte le Daf. Une démarche qui permet au service finance d'analyser toujours plus de données, de sélectionner les plus importantes, de croiser des informations financières avec d'autres et surtout de faire évoluer son rôle. Le service finance se transforme en véritable 'business partner' de la direction, « capable d'apporter un conseil stratégique, de produire des outils décisionnels qui vont permettre de nourrir stratégie de l'entreprise », selon Jean-Luc Izoard.

Anticiper la facture électronique

Dernier défi règlementaire cette fois-ci. Les entreprises vont devoir être en capacité d'ici le 1er juillet 2024 de recevoir toutes les factures au format électronique et d'émettre de façon progressive au format électronique. Concrètement, pour les assujettis à la TVA, chaque facture sera déposée au format électronique sur une plateforme d'Etat avant transmission au client. Selon Grégory Mignon, il ne faut pas attendre le dernier moment pour se préparer à cette échéance. Il est primordial que les directions financières soient en mesure de recevoir des flux électroniques au sein de leur cycle Procure-to-Pay, aussi appelé Purchase-to-Pay ou P2P, qui couvre trois processus principaux: la demande d'achat, l'achat et le règlement du paiement. « En digitalisant dès aujourd'hui le P2P, les entreprises vont bénéficier des apports de la dématérialisation. Cela permet non seulement de réduire le temps de traitement de la facture, d'améliorer les délais de créance mais également d'avoir un meilleur pilotage », explique le consultant senior au sein de Yooz France qui a fait le choix du cloud pour une prise en main rapide, un traitement des documents immédiats, et un suivi en temps réel de l'activité.

Des bénéfices qui ont trouvé un écho particulier auprès de Jean-Luc Izoard. Le Daf voit en la digitalisation de son processus d'achat plusieurs intérêts. « Une facture fournisseur est numérisée dès son arrivée. Nous avons réduit les échanges physiques, ce qui nous permet de faire fonctionner ces process en mode distanciel », explique-t-il. Autre avantage : la sécurisation des processus avec une baisse du risque d'erreur, de fraude et de perte de document. « L'automatisation des fonctions jugées à plus faible valeur ajoutée comme le traitement des factures permet de concentrer des équipes sur le contrôle l'analyse, la décision. Cette démarche a eu comme conséquence, qui n'était pas un objectif initial, une réduction des coûts, par la diminution draconienne de l'impression papier et des envois postaux », ajoute Jean-Luc Izoard. L'entreprise a également accéléré la transformation digitale et l'automatisation du cycle order to cash, un processus qui débute à la réception d'une commande d'un client et se termine par le bon paiement de la facture. « Au milieu, le processus de recouvrement a également été automatisé. Nous avons aussi mis en place la signature électronique. Tous les contrats peuvent être numérisés et signés à distance », ajoute-t-il. Une automatisation grandissante qui lui permet de passer de temps à l'accompagnement et la formation de ses collaborateurs.