Le contrôle de gestion au service de la transformation
Publié par Camille Delcour, fondatrice de Cybooster le - mis à jour à
Pour grandir, les entreprises effectuent des transformations. Ces projets sont utilisés pour optimiser les processus internes, s'adapter à l'évolution du marché, tant sur le plan technologique, conjoncturel ou environnemental. Pourquoi le contrôle de gestion est-il acteur clé de la transformation ?
Alors que les entreprises sont aujourd'hui à la recherche de flexibilité et de réactivité, le contrôle de gestion trouve un axe intéressant pour confirmer son rôle essentiel dans les réflexions et le conseil R. N. Anthony définit le contrôle de gestion comme " le processus par lequel les managers s'assurent que les ressources sont obtenues et utilisées, effectivement et efficacement, pour atteindre les objectifs de l'organisation ", Planning And Control Systems. La profession se présente au cours des dernières années comme un partenaire clé à chaque stade de la transformation des entreprises.
Partenaire clé de la transformation
Lorsqu'une entreprise décide de transformer ses processus internes (transformation digitale, transformation organisationnelle ou encore transformation d'un processus spécifique de l'entreprise), le contrôle de gestion est un élément clé. En effet, de par sa position transverse dans l'entreprise, sa connaissance globale des processus internes et des relations entre les différents services de l'entreprise, il est en effet un acteur clé pour la réussite du projet. Et ceci à chaque étape du projet.
Un projet de transformation n'est efficace que si l'ensemble des services de l'entreprise y participent. Mais comment " mettre en musique " chaque service, en tenant compte de ses propres objectifs, ses propres besoins et caractéristiques ? C'est ici que le contrôle de gestion intervient. La pertinence et la richesse des informations produites et des analyses réalisées lui permettent de participer au quotidien aux réflexions, décisions et actions des managers, indépendamment de leur niveau hiérarchique. Le contrôleur de gestion peut ainsi fournir à la direction tous les éléments indispensables à la planification, à savoir : la description exacte des procédures actuelles de l'entreprise, l'identification des points forts et des points faibles (analyse SWAT) de ces processus en appuyant chaque postulat par des analyses chiffrées précises ou encore des analyses de benchmark (comparaison des réalisations de l'entité à celles d'entités similaires internes ou externes).
Ainsi, le contrôleur de gestion permet de fournir les données essentielles à la préparation et la définition du projet de transformation, de même que, tout au long de son élaboration, un suivi financier du projet en apportant des analyses d'impact et des indicateurs clés pour anticiper une trop importante discordance entre le résultat attendu et les actions mises en place. Un contrôleur de gestion peut produire les outils indispensables au pilotage du projet : réalisation régulière de synthèse faisant le lien entre les coûts et la qualité, mise en place de suivis pour assurer le bon déroulement.
Son rôle ne s'arrête pas à ce stade du projet. En effet, alors que les actions sont mises en place par les différents acteurs, il permet non seulement l'interaction entre ces derniers, mais également, en fin de course, de fournir l'analyse de l'impact réel du projet. C'est en définissant les indicateurs clés (financiers ou autres) que le contrôleur de gestion permet d'obtenir des analyses d'impact utiles. Le contrôleur de gestion est un réel atout pour les projets de transformation : en tant que centralisateur des données de l'ensemble de l'entreprise, son rôle n'est pas nécessairement restreint à la participation au projet. Il peut devenir un pilier pour la communication dans ce type de projet.
La communication interne et externe - indispensable à la réussite
De par son rôle transverse et son interaction avec l'ensemble de l'entreprise, le contrôle de gestion est aussi un support essentiel à la communication interne et externe de l'entreprise. Le contrôleur de gestion doit avoir aujourd'hui, en plus de ses compétences d'analyste, des compétences indispensables de communication. Effectivement, sans communication, le contrôle de gestion est inconnu dans la sphère de l'entreprise ; sans interaction régulière avec les services, il ne peut mener à bien sa mission. Ainsi, au cours des dernières années, il a dû acquérir des compétences de communication : réalisation de présentations, mise en place de réunions régulières avec les différents acteurs de l'entreprise pour rester toujours à jour sur les axes de développement de chaque service, leurs besoins mais aussi pour aligner ses éléments avec la stratégie globale de l'entreprise.
Dans cette optique, le contrôle de gestion joue donc un rôle clé dans la communication interne et externe de l'entreprise en fournissant par exemple les éléments chiffrés de l'avancée du projet afin d'assurer un alignement total de chaque service avec la stratégie définie. Par ailleurs, il peut également être amené à fournir les analyses et données chiffrées pour la réalisation des communiqués de presse.
Si son rôle est en pleine restructuration, le contrôleur de gestion est aussi un expert de la description des processus. Par conséquent, dans le cadre de projets de transformation, il est souvent amené à formaliser les nouveaux processus : on parle souvent de procédures, de modes opératoires ou encore de manuels (cela dépendra de l'ampleur et du type de transformation). Ainsi, en collaboration avec les services de qualité de l'entreprise, il permet la rédaction des documents nécessaires pour la bonne application des nouveaux processus et la formalisation nécessaire pour assurer la continuité de l'activité et le transfert de compétences.
Quel profil de contrôleur de gestion ?
Comme dans tout projet structurant, la sélection des acteurs qui auront à gérer le projet de transformation est essentielle. Une entreprise qui décide de mettre en place un tel projet va devoir composer une équipe transverse en engageant les profils adéquates pour mener à bien son projet. Dans ce cadre-là, la sélection du contrôleur de gestion doit être réfléchie et le profil répondre à des caractéristiques bien spécifiques.
Le contrôleur de gestion qui participe à la transformation, outre ses compétences d'expert en analyse, doit disposer tout d'abord d'une capacité à prendre du recul et identifier les éléments clés de la stratégie définie par l'entreprise. En d'autres termes, le contrôleur de gestion sélectionné doit être une personne capable de mettre en relation la stratégie et les données / analyses nécessaires. Chaque axe de la stratégie doit pouvoir être évalué, suivi et analysé pour un pilotage optimum du projet.
En parallèle, le contrôleur de gestion assumant le rôle de mise en interaction des différents acteurs du projet doit donc posséder des compétences relationnelles développées. En effet, il est amené à travailler avec chaque service : en début de projet, pour son travail de débroussaillement en vue d'obtenir les informations nécessaires pour la définition de la stratégie et des processus cibles ; au cours du projet, lorsqu'il est amené à réorienter les acteurs de la transformation si le projet dévie de son objectif principal, ou encore en fin de projet, pour communiquer et construire les nouveaux processus internes. Le contrôleur de gestion doit donc être un bon communiquant.
Toute transformation se prépare, se suit et s'évalue à chaque stade du projet pour assurer la réussite. L'intérêt d'impliquer le contrôle de gestion tout au long de la transformation est indiscutable. La profession évolue et de plus en plus de contrôleurs de gestion développent des compétences de gestion de projet. Alors qu'il y a un vingtaine d'années, le contrôleur de gestion restait " cloîtré " devant son écran, aujourd'hui il est amené à collaborer et échanger constamment avec l'ensemble de l'entreprise, acquérant ainsi un rôle de conseiller.
Pour en savoir plus
Camille Delcour, Consultante experte en analyse des risques et gestion de la fraude, Camille Delcour est la fondatrice de Cybooster, société spécialisée dans le contrôle de gestion, l'audit et le contrôle interne pour les PME.